Corruzione: quando accettare regali viola la legge?

Corruzione: quando accettare regali viola la legge?

Valeria

I datori di lavoro possono essere ritenuti responsabili delle azioni dei propri dipendenti in materia di donazioni, quindi è importante sapere dove si trovano i confini etici, scrive David Browne.

La recente controversia sull’accettazione da parte del primo ministro e di sua moglie di vestiti e biglietti per concerti in dono ha riacceso le discussioni sulle regole e sui limiti etici delle donazioni.

Anche se parole come “concussione” e “corruzione” evocano immagini di multinazionali che esercitano pressioni sui governi, in realtà toccano aziende di tutti i settori e dimensioni.

Essendo responsabili delle azioni dei propri dipendenti, è fondamentale che i datori di lavoro dispongano delle giuste politiche e procedure per prevenire la corruzione, altrimenti corrono il rischio di enormi ripercussioni finanziarie, reputazionali e persino penali.

Il Bribery Act 2010 criminalizza quattro reati: l’atto di corrompere qualcuno, l’atto di essere corrotti, la corruzione di funzionari pubblici stranieri e l’incapacità di prevenire la corruzione da parte di persone associate.

Quest’ultimo reato è ciò che rende le organizzazioni responsabili delle azioni dei propri dipendenti, con le imprese potenzialmente responsabili di non disporre di garanzie sufficienti per prevenire il verificarsi di atti di corruzione; un reato che comporta il rischio di una multa illimitata.

Sebbene la legge sia chiara a grandi linee su ciò che costituisce corruzione, è comunque facile infrangere la legislazione.

Ad esempio, copre i reati commessi all’estero così come nel Regno Unito, quindi il commercio in altri paesi in cui i “pagamenti agevolanti” sono una norma culturale può essere difficile da gestire.

I datori di lavoro devono quindi avere il controllo delle azioni dei propri dipendenti in ogni momento e devono essere adottate misure per garantire registrazioni chiare, accurate e aggiornate di tutte le transazioni finanziarie per garantire la trasparenza.

La legge rende le aziende non solo responsabili per i propri dipendenti che cercano di corrompere altri, ma amplia questa definizione per includere qualsiasi “persona associata”.

Ciò significa qualcuno che esegue servizi per loro conto, che potrebbero includere consulenti, appaltatori, liberi professionisti o agenti.

I datori di lavoro devono quindi prestare la dovuta diligenza nel decidere con quali partner esterni collaborare, ad esempio effettuando controlli approfonditi dei precedenti, esaminando i documenti pertinenti e chiedendo referenze ove appropriato.

Tuttavia, solo perché un dipendente viene giudicato colpevole di corruzione, ciò non significa che anche il suo datore di lavoro verrà accusato.

Le aziende che possono dimostrare di avere politiche solide e procedure adeguate in atto per prevenire e scoraggiare la concussione e la corruzione possono essere scagionate in tribunale o sfuggire completamente al procedimento giudiziario.

Questa protezione si basa sul fatto di avere qualcosa di più di una semplice polizza seduta su uno scaffale a prendere polvere. I dipendenti devono non solo essere consapevoli della politica, ma comprenderla appieno.

Ciò potrebbe richiedere, ad esempio, una formazione regolare che utilizzi esempi rilevanti di come potrebbero essere la concussione e la corruzione, specifici per settori e ruoli lavorativi.

È inoltre fondamentale che i dipendenti comprendano le conseguenze del mancato rispetto di questa politica, incluso il potenziale licenziamento dall’azienda, nonché il rischio di una sanzione finanziaria, una condanna penale o addirittura una pena detentiva.

Anche queste sessioni e coloro che vi hanno partecipato dovranno essere adeguatamente registrati per costituire una parte fondamentale della difesa in un’indagine sulla corruzione.

Una politica di tolleranza zero verso i reati di corruzione applicata in modo coerente a tutti i dipendenti è fondamentale per dimostrare l’impegno di un’azienda nella lotta alla corruzione.

Il gruppo dirigente senior dovrebbe dare un esempio chiaro e positivo dimostrando una cultura della trasparenza che si diffonderà fino ai dipendenti junior e permearà la cultura aziendale in generale.

Le aziende dovrebbero considerare anche il loro approccio quando si tratta di ospitalità aziendale. Uno strumento chiave per costruire e mantenere relazioni con clienti, clienti e stakeholder; il governo è stato chiaro quando la legge è stata introdotta che non intendeva porre fine del tutto all’ospitalità aziendale, ma invece garantire che non potesse essere utilizzata come pretesto per attività illegali.

La corruzione è definita dalla legge come qualcosa che cerca di indurre, o effettivamente indurre, “prestazioni improprie”: in altre parole, incentivare o influenzare il processo decisionale o il comportamento di qualcuno.

Pertanto, quando un’azienda decide di fare un regalo, l’intenzione dietro di esso dovrebbe essere chiara fin dall’inizio per garantire che non vi siano aspettative di “quid pro quo”.

Anche quando il ragionamento è chiaro, occorre comunque considerare l’ottica e i tempi. Ad esempio, potrebbe essere una pratica standard inviare sempre un regalo ai clienti nel giorno del loro compleanno.

Un’attività in un settore in cui l’offerta di regali è più insolita ha molte più probabilità di essere indagata, anche se il valore del regalo è inferiore”.

Tuttavia, se in quel momento l’azienda è nel bel mezzo di una gara d’appalto con il cliente, ciò potrebbe essere frainteso, indipendentemente dalle intenzioni o dalle aspettative passate.

È anche importante che le aziende siano consapevoli di come un regalo potrebbe essere percepito.

Sebbene le tangenti siano spesso viste come particolarmente generose o costose, per garantire che le imprese nei settori in cui lo scambio di regali è molto più comune, come l’ospitalità, il tempo libero o l’intrattenimento, non siano esaminate ingiustamente, vengono prese in considerazione le norme del settore per l’ospitalità aziendale.

Un’azienda in un settore in cui l’offerta di regali è più insolita ha molte più probabilità di essere indagata, anche se il valore del regalo è inferiore, rispetto a un’azienda che lo fa frequentemente.

È molto più probabile che un tempismo o un’ottica sospetti del regalo facciano scattare un campanello d’allarme rispetto al semplice fatto di essere un’azienda generosa con i propri clienti, clienti o stakeholder.

Qualsiasi azienda impegnata nell’offerta di regali o nell’ospitalità aziendale su qualsiasi scala deve rimanere vigile ed esercitare sempre cautela.

Il pensiero che si verifichino tangenti e corruzione può sembrare inverosimile per la maggior parte degli imprenditori, ma accade.

La legge è chiara: le imprese non possono fare affidamento su procedure di difesa adeguate mettendo in atto retroattivamente politiche di protezione legale quando un dipendente viene ritenuto colpevole.

L’unica difesa adeguata è la prevenzione proattiva e una consolidata cultura anti-corruzione. L’attuazione di politiche chiare ora potrebbe salvare le aziende da enormi danni finanziari e reputazionali in futuro.