La tecnologia può essere allo stesso tempo meravigliosa e terribile. La soluzione giusta consente la comunicazione, semplifica i flussi di lavoro e semplifica lo svolgimento dei lavori. Ma quello sbagliato, o quello giusto applicato in modo errato, può lasciare tutti bloccati nella melma figurativa, hanno spiegato gli esperti a HR Dive.

Secondo l’ultimo sondaggio Identity of HR di HR Dive, quest’ultimo sta diventando sempre più un problema nelle risorse umane. Nel sondaggio annuale, un intervistato su cinque ha affermato che la tecnologia sarà la sfida più grande nel 2024, ma più di un quarto lo ha affermato nel 2025.

La gestione del cambiamento richiede ancora lavoro e guida

Nonostante le nuove tecnologie, qualsiasi tipo di trasformazione digitale o cambiamento nella pianificazione delle risorse aziendali necessita ancora di pianificazione per funzionare e funzionare bene. Che si tratti di creare soluzioni internamente o di collaborare con fornitori di terze parti, la collaborazione tra sviluppatori e parti interessate è ancora fondamentale affinché una soluzione tecnologica possa reggere.

Kevin Byford, direttore delle risorse umane presso l’azienda sanitaria Select Medical e fondatore di HRStudy Pro, una piattaforma di preparazione ai test, lo sa in prima persona. Nel 2023, HRStudy Pro ha assunto un fornitore esterno per il proprio sistema informativo sulle risorse umane. Sembrava tutto pulito sulla carta, ma poi il lancio è stato un disastro.

Il problema era multiforme, ha detto Byford. Per cominciare, 10 anni di dati legacy non erano puliti quando venivano inseriti in una nuova piattaforma. Ogni sezione modificata – buste paga, benefit, prestazioni – veniva gestita da individui senza che un project manager ne supervisionasse l’implementazione per renderla un insieme coeso.

“Solo quando abbiamo premuto l’interruttore ci siamo resi conto che nessuna di queste persone stava effettivamente parlando tra loro”, ha detto Byford.

Ciò ha reso l’implementazione più difficile anche quando le soluzioni sono state implementate e in un caso hanno fallito completamente al primo passo fuori dal cancello. “Il risultato è che nella seconda settimana del cambiamento la retribuzione di un sacco di persone è stata sbagliata”, ha detto Byford. Per fortuna, l’hanno preso, ma ci sono volute ore di auditing manuale, per non parlare del panico e dello stress.

Anche se una soluzione tecnologica è perfetta, causerà più grattacapi che aiuto se il lancio non viene pianificato o guidato dopo la sua messa in funzione.

L’intelligenza artificiale è fuori dalla fase della luna di miele

Quando l’intelligenza artificiale ha invaso il mercato, le è stato promesso di fare di tutto e anche di preparare il latte macchiato. Ma la realtà è che, sebbene possa essere utile in casi specifici, non è una panacea. E anche laddove potrebbe funzionare, non è sempre facile integrarla con la tecnologia esistente, soprattutto se l’integrazione non è un processo continuo.

“Tutti guardavano all’intelligenza artificiale e sperimentavano per vedere cosa fosse possibile”, ha affermato Jamie Aitken, vicepresidente della trasformazione delle risorse umane per la società di software Betterworks. E ora le aziende stanno entrando “nella complicata realtà di come possiamo effettivamente integrare e introdurre questi nuovi strumenti?”

Ciò è particolarmente complicato quando si suppone che l’intelligenza artificiale funzioni con sistemi legacy. “Non si tratta solo di intelligenza artificiale e di nuova tecnologia. Riguarda anche la tecnologia che già disponevamo”, ha affermato Aitken.

Ciò è stato esacerbato nelle aziende quando l’IT guidava le decisioni di acquisto e le risorse umane erano una voce nella stanza ma non la più forte, ha aggiunto Aitken. Spesso ritenevano che il loro lavoro fosse terminato quando veniva adottata la nuova soluzione. “Non puoi semplicemente dare per scontato che quando avverrà la messa in diretta, tutte quelle persone diranno: ‘Bling! Immediatamente magnifico’”, ha detto Aitken.

Se non accompagnato da una governance dopo – fino a due anni, ha affermato Aitken – ciò potrebbe portare sia a un pasticcio tecnologico che a dipendenti che utilizzano l’intelligenza artificiale esterna, il che potrebbe diventare un rischio per la sicurezza informatica e la conformità.

Idealmente, i professionisti delle risorse umane dovrebbero prendere parte alla conversazione prima che qualsiasi nuova tecnologia venga lanciata per assicurarsi che sia una soluzione per un problema che necessita davvero di essere risolto. Ma se quella fase è nello specchietto retrovisore, assicuratevi che i responsabili delle risorse umane non rimangano nelle “nostre piccole bolle delle risorse umane senza parlare con l’azienda”, ha detto Aitken, per assicurarsi che la prossima volta la voce delle risorse umane sia più forte al tavolo.