Un caso recente in cui una lavoratrice ha vinto la sua causa in tribunale dopo aver ricevuto un biglietto di auguri di compleanno mentre era in malattia dimostra che i datori di lavoro devono adottare un approccio cauto nel contattare il personale in malattia. Spiega Rhys Wyborn.
In caso di congedo per malattia, in particolare se attribuito a stress correlato al lavoro, i datori di lavoro devono garantire un supporto adeguato senza oltrepassare i limiti.
Dopo la recente notizia di una dipendente dell’HMRC che ha vinto una causa in tribunale a causa di contatti indesiderati durante la sua assenza, le aziende dovrebbero cercare di mantenere un approccio coerente e ragionevole, altrimenti rischiano conseguenze legali potenzialmente gravi, in particolare quando la malattia e le caratteristiche protette si sovrappongono.
La recente sentenza del tribunale costituisce un importante promemoria per le aziende affinché adottino un approccio coerente e ragionevole ai congedi per malattia, che combini la politica aziendale con una valutazione caso per caso.
Ciò diventa sempre più importante in caso di assenze dovute a stress correlato al lavoro, in cui sono stati richiesti bassi livelli di contatto, e i datori di lavoro devono mantenere un equilibrio tra l’obbligo di tenere il lavoratore aggiornato su importanti questioni aziendali e quello di impedire contatti indesiderati.
Per fare questo, le aziende dovrebbero mettere in atto una politica chiara che stabilisca una base per l’approccio tipico alla comunicazione durante il congedo per malattia. Questo può fungere da quadro di base.
Questa politica dovrebbe definire punti di contatto chiari e trasparenti, ad esempio quando il datore di lavoro contatterà in genere i lavoratori assenti per fornirgli aggiornamenti aziendali rilevanti e come manterrà i contatti durante i periodi di assenza per malattia di lunga durata.
La creazione di un quadro di riferimento consente alle aziende di apportare adattamenti specifici laddove necessario, ad esempio in caso di stress correlato al lavoro, e di aiutare i dipendenti a comprendere che sarà necessario un certo livello di contatto durante il periodo di congedo.
Grazie a un quadro di comunicazione, le aziende possono garantire di assolvere al proprio dovere di diligenza, senza rischiare accuse di contatti indesiderati o molestie illecite.
Una volta stabilita una politica interna, i datori di lavoro dovrebbero intrattenere conversazioni oneste e di supporto con il singolo lavoratore e cercare di concordare un piano di comunicazione in linea con la politica aziendale il prima possibile.
Il datore di lavoro dovrebbe inoltre comprendere i livelli di contatto previsti dal lavoratore e valutare se siano necessari ulteriori adattamenti, soprattutto in caso di disabilità ai sensi delle disposizioni dell’Equality Act del 2010.
Ad esempio, nei casi in cui il dipendente soffra di una malattia fisica o mentale al momento dell’assenza che potrebbe essere influenzata da contatti indesiderati, il lavoratore potrebbe voler specificare metodi o orari di contatto alternativi, oppure l’azienda potrebbe trovare opportunità per fornire ulteriore supporto al lavoratore in base alle sue preferenze.
In questa fase, l’azienda e il lavoratore assente devono concordare un calendario chiaro dei contatti, in linea con le politiche aziendali, e apportare ragionevoli modifiche ove necessario.
Questo quadro concordato dovrebbe poi essere delineato per iscritto e messo a disposizione del dipendente.
Definendo un piano di comunicazione chiaro nelle prime fasi dell’assenza, i datori di lavoro possono garantire un approccio coerente e concordato che impedisce che contatti indesiderati contribuiscano a ulteriore stress per il lavoratore.
Le problematiche relative ai contatti indesiderati durante il congedo per malattia possono diventare più complesse se si considerano le caratteristiche protette e potrebbero avere un impatto ulteriore sul dipendente se non vengono apportati adeguamenti ragionevoli.
I sintomi di alcune malattie o condizioni a lungo termine potrebbero essere aggravati se, ad esempio, le aziende oltrepassassero i limiti di contatto o non riuscissero a soddisfare le esigenze individuali.
Ciò potrebbe potenzialmente dare luogo a denunce in tribunale per molestie illecite legate a una caratteristica protetta come la disabilità.
Per evitare questi casi, le aziende dovrebbero assicurarsi che qualsiasi piano di comunicazione tenga conto della situazione del lavoratore, nonché dei consigli medici disponibili.
Devono inoltre essere consapevoli che possono essere avanzate richieste al tribunale qualora i dipendenti subiscano un trattamento ingiusto a causa della loro assenza o per aver richiesto ulteriori adeguamenti durante il periodo di assenza.
Se si scopre che le aziende hanno contribuito a creare un ambiente ostile e intimidatorio nei confronti dei lavoratori per questo motivo, ciò potrebbe essere percepito come molestia sulla base di caratteristiche protette.
Una politica aziendale chiara, un impegno al dialogo aperto e piani di comunicazione concordati e personalizzati sono essenziali per i datori di lavoro quando un dipendente va in malattia a lungo termine.
Le questioni relative ai contatti indesiderati durante il congedo per malattia possono diventare più complesse se si considerano le caratteristiche protette”.
È fondamentale che le aziende siano consapevoli che una singola denuncia di contatto indesiderato e molestie legate a una caratteristica protetta può comportare gravi conseguenze legali; pertanto, mantenere un approccio coerente è il modo migliore per mitigare il rischio.
Sebbene le aziende abbiano la responsabilità di distribuire il carico di lavoro e di garantire il regolare svolgimento delle attività nonostante le assenze, questo deve essere bilanciato con il dovere di prendersi cura dei lavoratori in congedo.
Implementando un approccio coerente e ragionevole, i datori di lavoro possono trovare il giusto equilibrio e garantire che i singoli dipendenti ricevano il supporto adeguato durante la loro assenza.
Evitando reazioni affrettate e attenendosi al piano di comunicazione concordato, possono ridurre il rischio di reclami e supportare i propri dipendenti sia sul lavoro che in congedo.