Il lavoro a distanza non è sempre una soluzione “ragionevole”: 4 consigli per i datori di lavoro

Potresti essere in grado di dire di no.

In qualità di professionista del lavoro, in genere sono favorevole a lasciare che i dipendenti lavorino da casa quando possibile e pratico. Ciò è particolarmente vero quando il dipendente ha bisogno di lavorare da casa come soluzione ragionevole ai sensi dell’Americans with Disabilities Act o di un’altra legge sui diritti dei disabili.

Ma ci sono momenti in cui il datore di lavoro potrebbe non essere tenuto a soddisfare tale richiesta.

Una recente decisione di un collegio della Corte d’Appello degli Stati Uniti per il 5° Circuito ha affrontato questo problema. Il querelante era chiaramente affetto da disabilità ai sensi dell’ADA. Ma il tribunale ha confermato l’archiviazione della sua causa contro il suo datore di lavoro, che ha negato la sua richiesta di lavoro a distanza e poi lo ha licenziato per assenteismo “e altre preoccupazioni”.

Il querelante era un impiegato informatico che lavorava per un appaltatore dell’esercito americano. Quando è stato inizialmente assunto dal predecessore dell’appaltatore, eravamo alle prese con il COVID-19.

Inizialmente al ricorrente era stato consentito di lavorare da casa a tempo pieno. Nel febbraio 2022, sia l’esercito che l’appaltatore convenuto sono tornati al lavoro in ufficio, ed è allora che sono iniziati i problemi. Secondo la commissione del 5° Circuito, il querelante era “troppo stimolato dal suo ritorno in ufficio”. Un paio di mesi dopo, gli “fu diagnosticato l’autismo, il disturbo depressivo maggiore e il disturbo d’ansia sociale”. Pochi mesi dopo, “fu ricoverato in ospedale psichiatrico a causa di idee suicide”.

Ancora una volta, non c’erano dubbi sul fatto che il querelante fosse una “persona con disabilità” ai sensi dell’ADA.

Nell’autunno del 2022, il querelante ha presentato una nota medica con la richiesta di poter lavorare a distanza. Il suo supervisore era propenso ad accogliere la richiesta, ma l’esercito non approvò. E l’esercito era il cliente dell’appaltatore.

L’appaltatore ha provato a far lavorare il querelante da casa due o tre giorni alla settimana da dicembre 2022 a gennaio 2023. Ma a metà gennaio 2023, il querelante ha richiesto un congedo medico. Pochi giorni dopo, ha detto che “aveva bisogno di lavorare da casa”. L’appaltatore lo licenziò due giorni dopo.

Il querelante ha tentato di intraprendere un’azione legale contro l’Esercito. Quella causa non ha avuto successo per ragioni prevalentemente procedurali. Ma la sua causa contro l’appaltatore è continuata fino al maggio 2026, quando il 5° Circuito ha affermato il rigetto delle sue pretese nei confronti dell’appaltatore.

Il lavoro a distanza come soluzione ragionevole

Il lavoro a distanza è spesso, ma non sempre, una soluzione ragionevole ai sensi dell’ADA e di altre leggi sui diritti dei disabili. Come per tutte le soluzioni ragionevoli, determinare se il lavoro a distanza debba essere consentito dipende in larga misura dai fatti della situazione individuale.

I fatti rilevanti possono includere la disabilità specifica del dipendente; le mansioni lavorative del dipendente e se è possibile svolgerle da casa; se il dipendente dispone di un ambiente di lavoro domestico sicuro e adeguato con una forte connessione Internet e altre infrastrutture; e se l’ambiente casa-lavoro è un luogo in cui le informazioni riservate del datore di lavoro possono essere protette.

Un’altra considerazione dovrebbe essere la prestazione lavorativa del dipendente, nonché l’esperienza del datore di lavoro con l’etica lavorativa del dipendente, la capacità di lavorare con una supervisione diretta minima, la comunicazione e l’accessibilità.

In alcuni casi, anche le richieste dei clienti possono essere un fattore, come in questo caso.

Quattro consigli per i datori di lavoro

Ecco quattro punti che i datori di lavoro devono tenere a mente riguardo al lavoro a distanza come soluzione ragionevole ai sensi dell’ADA:

Suggerimento 1: Il cliente può controllare se la presenza sul posto è una “funzione essenziale del lavoro”.

In questo caso il controllo era dell’Esercito. Nelle parole della corte, “L’Esercito ha stabilito che consentire il telelavoro a tempo pieno non era nel suo interesse e, in quanto appaltatore dell’Esercito, (l’appaltatore) aveva un interesse commerciale a onorare le condizioni dell’Esercito”.

Rafforzando la tesi dell’appaltatore, il supervisore era presumibilmente preoccupato di “aprire le chiuse” alle richieste di lavoro a distanza a tempo pieno da parte di altri dipendenti assegnati all’Esercito, che potrebbero “quindi potenzialmente danneggiare il rapporto contrattuale (dell’appaltatore) con l’Esercito”.

Suggerimento 2: anche se il datore di lavoro ha consentito o richiesto il lavoro a distanza durante il COVID, non è necessariamente obbligato a consentirlo ora.

Il fatto che l’Esercito e l’appaltatore abbiano consentito il lavoro a distanza a tempo pieno durante la pandemia non significa che dovessero continuare a farlo indefinitamente. Il pannello citato da a pubblicazione pubblicata nel 2023 dalla Commissione statunitense per le pari opportunità di lavoroche affermava quanto segue:

“Il fatto che un datore di lavoro ha temporaneamente esentato dallo svolgimento di una o più funzioni essenziali quando ha chiuso il posto di lavoro. . . allo scopo di tutelare la propria sicurezza dal COVID-19. . . non significa che il datore di lavoro abbia cambiato in modo permanente le funzioni essenziali di un lavoro, che il telelavoro sia sempre una soluzione fattibile o che non comporti un onere indebito”.

La pandemia è stata straordinaria e i datori di lavoro hanno dovuto apportare cambiamenti che altrimenti non avrebbero mai preso in considerazione. In alcuni casi, il passaggio al lavoro a distanza si è rivelato positivo e i datori di lavoro hanno scelto di proseguire l’accordo anche dopo il COVID. In questi casi, i datori di lavoro dovrebbero considerare anche il lavoro a distanza come una soluzione ragionevole ai sensi dell’ADA.

Ma in altri casi, il lavoro a distanza non era l’ideale, e nemmeno consigliabile, ma veniva adottato solo perché il datore di lavoro non aveva altra scelta reale. Il lavoro a distanza adottato in circostanze straordinarie non obbliga normalmente il datore di lavoro a continuare a consentire il lavoro a distanza – anche come soluzione ragionevole – una volta che la situazione è tornata alla normalità.

Suggerimento 3: la coerenza è buona (entro limiti ragionevoli).

In questo caso, la commissione ha riscontrato specificamente che tutti i dipendenti dell’appaltatore assegnati all’esercito dovevano lavorare sul posto una volta terminate le precauzioni COVID. Ciò ha contribuito a dimostrare che il querelante non veniva individuato o sabotato.

Naturalmente, la natura stessa di soluzioni ragionevoli spesso richiede che il dipendente con disabilità sia trattato diversamente dai colleghi, quindi i datori di lavoro non dovrebbero preoccuparsi eccessivamente della coerenza.

Suggerimento 4: Non sempre il datore di lavoro è tenuto a fornire l’alloggio richiesto dal dipendente.

In questo caso, l’appaltatore ha ricevuto una pacca sulla spalla dal tribunale per aver consentito al ricorrente di lavorare da casa due o tre giorni alla settimana, soprattutto alla luce della conclusione della corte secondo cui egli stava chiedendo una sistemazione che avrebbe alterato le funzioni essenziali del suo lavoro.

In sintesi, la commissione ha ritenuto che il querelante non fosse una persona qualificata con disabilità ai sensi dell’ADA a causa della sua incapacità di lavorare sul posto a tempo pieno, o anche 2-3 giorni alla settimana. Poiché non era qualificato, l’appaltatore non ha dovuto accontentarlo, anche se ci ha provato.

Detto questo: fai attenzione.

Questa è stata una bella vittoria per l’appaltatore, ma gli altri datori di lavoro devono comunque stare attenti. Il lavoro a distanza sarà spesso una soluzione ragionevole in altre situazioni.

Una buona regola generale da seguire per i datori di lavoro è questa: se ritieni di dover negare una richiesta di accomodamento ragionevole, discuterne prima con il tuo consulente del lavoro.