Il primo punto di contatto di un lavoratore può influenzare la sua impressione dell’azienda, ha detto a HR Dive Lindsay Gainor, vicepresidente delle risorse umane e della gestione dei talenti presso ServiceMaster Brands, società madre di Merry Maids, Two Men and a Truck e Two Men and a Junk Trunk.
Ecco perché raccomanda di garantire che ogni punto di contatto sia trasparente e intenzionale.
“Chiediti quando inizia l’onboarding. Spesso pensiamo che inizi il primo giorno e pensiamo che tutto ciò che precede sia pre-imbarco”, ha affermato Gainor. “Pensateci dal momento in cui un reclutatore prende il telefono e contatta il candidato per la prima volta per tutto un anno e oltre.”
Gainor ha condiviso con HR Dive ulteriori approfondimenti sull’onboarding che ha raccolto in oltre un decennio nel settore delle persone.
Questa intervista è stata modificata e condensata per chiarezza.
HR DIVE: A livello aziendale, come si presenta l’onboarding?
LINDSAY GAINOR: È una di quelle cose per le quali non hai mai finito davvero. Puoi progettarlo, implementarlo, testarlo, ottenere feedback e perfezionarlo, e poi il ciclo ricomincia da capo. Anche le informazioni cambiano continuamente. È probabile che ciò che condividi durante l’onboarding cambi abbastanza frequentemente.
L’altra cosa è adottare un approccio in cui si dispone di un programma di orientamento a livello aziendale con un’atmosfera locale. Per un’organizzazione come Two Men in a Truck, ovviamente siamo in franchising, quindi non ci occupiamo dell’orientamento; i nostri proprietari in franchising lo fanno. Ma c’è una parte della nostra cultura che è viva e vegeta, indipendentemente dal fatto che si lavori in franchising, da una costa all’altra o addirittura oltreoceano. Consentire un tocco e un’atmosfera locale in questo orientamento è fondamentale, perché ogni luogo ha la propria microcultura al suo interno. Lo vediamo anche dal lato aziendale.
Quali sono i tuoi consigli per gestire il cambiamento?
Cerca di renderlo il più sempreverde possibile, con contenuti principali che non cambiano come la storia della tua azienda, cose che sono veramente solide e cementate, mantenendole al centro dei tuoi contenuti per l’onboarding. Quindi tutto ciò che può cambiare, come benefici o leadership, tienilo raggruppato il più possibile. In questo modo, se hai bisogno di apportare modifiche, non stai svolgendo l’intero programma cercando di trovare tutti gli angoli e le fessure in cui sono incorporate tali informazioni.
Inoltre, avere un programma di manutenzione non sembra molto entusiasmante, ma avere una revisione regolare dei contenuti e avere una persona che gestisce la manutenzione del programma, la consegna del programma, aiuta davvero.
Come si determina se l’onboarding ha avuto successo?
Esistono ovviamente alcuni modi molto tangibili che puoi implementare attraverso sondaggi sul coinvolgimento o diversi cicli di feedback.
Dopo l’onboarding, controlliamo periodicamente i nuovi assunti durante il loro primo anno per valutare come si sentono. Chi meglio delle persone che hanno appena varcato la nostra soglia può darci un feedback? I primi 90 giorni, sei mesi, un anno sono davvero cruciali. A volte i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio nel chiedere subito al proprio capo o ai colleghi se sono confusi su un processo o un programma, quindi avere questi cicli di feedback e dare ai nuovi assunti qualcuno a cui possono tornare dove possono essere onesti e trasparenti su ciò che li sta inciampando può essere davvero utile.
Come garantire che le esperienze dei nuovi assunti corrispondano alle loro aspettative?
La divertente domanda filosofica è: quando inizia l’onboarding? Tutto inizia dal primo punto di contatto, il team di reclutamento, perché alla fine una delle persone che contatti inizierà con te e questa sarà la loro prima impressione dell’azienda. Siamo trasparenti riguardo alla descrizione del lavoro? Siamo trasparenti riguardo al team, all’organizzazione e alle sfide? Penso che essere onesti e sinceri al riguardo sia importante nel processo di intervista.
Ci sediamo ed esaminiamo con loro la descrizione del lavoro di ciascuna persona quando iniziano ad assicurarci che abbiano chiarezza al riguardo.
Quali sono alcune best practice per l’onboarding?
Siediti con il tuo team di acquisizione talenti e traccia il percorso dei dipendenti dal momento in cui vengono contattati per la prima volta fino al primo anno e determina quali sono i punti di contatto.
A volte l’offerta viene accettata, e poi dall’accettazione dell’offerta al primo giorno diventa una specie di terra di nessuno. Può sembrare che tu sia uscito dal radar di tutti, quindi è davvero un ottimo momento per enfatizzare nuovamente l’eccitazione.
Una delle migliori pratiche che sia mai stata condivisa con me è stata quella di scoprire il giorno in cui il tuo nuovo assunto si sarebbe dimesso dal suo capo e chiamare o inviare una nota e dire: “Ehi, so che probabilmente oggi è agrodolce per te, ma voglio solo ribadire che siamo così entusiasti che tu ti unisca”.
Mi piace programmare in anticipo gli incontri per le persone quando salgono a bordo con collegamenti importanti da stabilire nella prima settimana. Di solito allego la descrizione del lavoro e chiedo alla persona di condividere alcune persone con cui connettersi. Pianifica il pranzo con una squadra. Tutte quelle cose apparentemente piccole fanno molta strada.
Spesso proviamo a stipare tutto e sentiamo che tutto è essenziale fin dal primo giorno. La realtà è che probabilmente staremmo meglio se distanziamo queste informazioni.