I datori di lavoro hanno affrontato questo problema per più di un anno le autorità federali per l’immigrazione visiteranno i luoghi di lavoro come parte degli sforzi di applicazione delle norme da parte dell’amministrazione Trump. Ma uno scenario che potrebbero non tenere in considerazione si verifica quando le autorità decidono di visitare l’ufficio di casa di un dipendente che lavora da remoto.

Queste operazioni vengono generalmente eseguite dai servizi di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti, in particolare dall’agenzia Direzione per l’individuazione delle frodi e la sicurezza nazionaleincaricato di individuare le frodi nelle richieste di benefici per l’immigrazione, hanno detto in una e-mail a HR Dive Kelli Duehning ed Eileen Lohmann, partner dello studio legale BAL focalizzato sull’immigrazione.

Le visite FDNS si concentrano sulla garanzia che i dipendenti che lavorano con visti di lavoro di categoria H o L seguano le regole dei rispettivi programmi di visto. L’agenzia ha l’autorità di condurre visite in loco per verificare le informazioni presentate nella richiesta di visto di un individuo e, se il dipendente lavora in remoto o in modalità ibrida, ciò significa che tali visite possono aver luogo a casa del dipendente.

“Se un datore di lavoro non collabora con una visita in loco, ciò può essere motivo per cui il governo respinge una petizione o revoca l’approvazione del dipendente”, ha affermato Lohmann. “Quindi è importante essere preparati per queste visite e avere un processo per rispondere.”

Sii consapevole dei problemi di privacy

La natura di una visita in ufficio a casa differisce in modo significativo da quella di una tradizionale visita in cantiere, ha affermato in una e-mail Chris Thomas, partner di Holland & Hart. Il fatto che il primo si verifichi nel contesto di una residenza privata può sembrare sostanzialmente più invasivo, creando preoccupazioni per la privacy, disagi familiari e sicurezza personale.

“Dopo tutto, le persone hanno letto e visto abbastanza nelle notizie per sapere che qualsiasi visita da parte del personale (del Dipartimento per la Sicurezza Nazionale degli Stati Uniti) potrebbe essere un’esperienza che cambia la vita”, ha detto Thomas.

Ma spetta ai datori di lavoro non solo informare i dipendenti della possibilità di una visita a domicilio, ma anche garantire che non causino inutili allarmi, ha affermato Lohmann. I dipendenti devono sapere che il governo può visitare il luogo di lavoro elencato in qualsiasi richiesta di visto, nonché tutti i siti dei clienti che il dipendente può visitare durante lo svolgimento del proprio lavoro.

È importante disporre di protocolli per ogni tipo di visita al sito, ha aggiunto. I dipendenti devono essere pronti a rispondere a qualsiasi domanda posta da un rappresentante dell’USCIS quando l’agenzia si presenta alla porta. E se a prima vista non è chiaro chi sia il rappresentante, il dipendente può chiedere di vedere il badge del funzionario e le credenziali dell’agenzia attraverso una finestra o un portale di sicurezza della propria porta prima di aprirla.

Scopri quali richieste possono essere rifiutate e quali no

Di base, i dipendenti non hanno bisogno di far entrare i rappresentanti dell’USCIS nelle loro case, ha affermato Duehning. Il personale dell’USCIS generalmente avrà a portata di mano solo mandati amministrativi piuttosto che mandati giudiziari, ha aggiunto, e se un ufficiale non ha un mandato giudiziario che garantisce l’ingresso in casa, il dipendente non è tenuto a fornire l’ingresso.

Tuttavia, ciò non significa che ai dipendenti sia consigliato di allontanare completamente un ufficiale dell’USCIS, ha affermato Duehning. I dipendenti devono essere pronti a rispondere a qualsiasi domanda riguardante il loro ruolo, stipendio, mansioni lavorative, ubicazione del luogo di lavoro e altre informazioni relative al loro ruolo in base alla domanda di visto.

Lo affermano i regolamenti USCIS che i funzionari dell’agenzia richiederanno il permesso di un individuo per effettuare una visita e un colloquio, ha osservato Lohmann, e gli individui rappresentati da un consulente legale possono richiedere che il loro rappresentante partecipi telefonicamente o riprogrammare la visita in un momento in cui il rappresentante è disponibile.

Nel caso in cui un dipendente consenta volontariamente ad un funzionario di entrare nella propria abitazione, il il funzionario può richiedere di vedere l’area di lavoro del dipendente per confermare l’esistenza di un legittimo lavoro a distanza e garantire che il dipendente stia lavorando attivamente nella posizione sponsorizzata, Felipe Jimenez, avvocato associato di Reddy Neumann Brown, ha scritto in un articolo di maggio per l’azienda. Mentre i funzionari possono porre domande riguardanti il ​​lavoro in corso, i dipendenti non devono divulgare informazioni riservate o violare le politiche del datore di lavoro su tali informazioni, ha affermato Jimenez.

Tieni i contatti designati a portata di mano

Il dipendente dovrebbe sapere a chi rivolgersi in caso di visita a domicilio, se il datore di lavoro, il manager del dipendente o qualcun altro, ha affermato Lohmann. Allo stesso modo, il dipendente dovrebbe anche essere pronto a documentare ciò che è avvenuto durante una visita in loco, comprese eventuali domande poste dal funzionario.

Allo stesso modo, i dipendenti dovrebbero essere formati per capire come determinare la differenza tra visite amministrative in loco e visite delle forze dell’ordine, le ultime delle quali sono condotte da agenzie come Immigration and Customs Enforcement, ha affermato Duehning. I datori di lavoro potrebbero dover creare separati piani di risposta specifici per le visite ICE date le tattiche di tale agenzia, che possono includere la detenzione di lavoratori.

“Non ho sentito parlare di casi in cui un dipendente sia stato arrestato da casa a causa del suo incarico di lavoro”, ha detto Duehning. “La maggior parte dei media e degli altri casi in cui ho sentito parlare di arresti a casa di un individuo (sono stati) effettuati dall’ICE senza mandato.”