I datori di lavoro potrebbero entrare in una nuova era di conformità al diritto del lavoro, non segnata dalla corsa alla presentazione dei rapporti EEO-1.

Ma ciò non significa che smetteranno di raccogliere dati demografici sulla forza lavoro, hanno detto fonti a HR Dive. I datori di lavoro hanno scoperto che il processo evidenzia modelli, supporta iniziative di talento e altro ancora.

L’EEOC si propone di annullare i mandati

La Commissione statunitense per le pari opportunità di lavoro ha proposto a luglio una regola che porrebbe fine alla segnalazione dell’EEOcompresa la presentazione delle relazioni EEO-1, EEO-2, EEO-3, EEO-4, EEO-5 ed EEO-6. L’EEO-1 è forse il più noto, poiché richiede la raccolta di dati demografici da parte di datori di lavoro con 100 o più dipendenti e di alcuni appaltatori federali con 50 o più dipendenti.

L’agenzia ha definito la raccolta dei dati demografici un compito gravoso che affligge le imprese e lo ha affermato La segnalazione dell’EEO incoraggia i datori di lavoro a discriminare contro i dipendenti che non sono “minoranze” e ad impegnarsi in stereotipi razziali.

Il periodo per i commenti pubblici sulla proposta si è concluso alla fine di agosto e l’EEOC non ha ancora indicato quando intende pubblicare una norma definitiva. L’EEOC non ha risposto a molteplici richieste di commento.

Rimangono alcuni obblighi di segnalazione

I commenti presentati forse hanno ampiamente fornito ciò che le parti interessate si aspetterebbero di vedere: un gruppo di avvocati difensori del processo si è espresso contro la rescissione, mentre un think tank fondato dai consulenti di Trump ha celebrato la mossa come un allontanamento da “pratiche discriminatorie del DEI.”

Ma per i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali non è così semplice.

Innanzitutto, permangono alcuni requisiti legali. “Come molte questioni occupazionali al giorno d’oggi, ora si ridurrà al rispetto di un mosaico di leggi statali e locali. Se il requisito EEO-1 viene rimosso, ci sono ancora diversi stati che richiedono segnalazioni simili”, ha detto Mark Goldstein, un partner di Reed Smith, a HR Dive. Ha evidenziato i requisiti della California, del Colorado, dell’Illinois e del Massachusetts, nonché della città di New York. Per le aziende che operano in questi comuni e per i datori di lavoro multistatali, molto potrebbe rimanere lo stesso.

Inoltre, secondo Jennifer Robins, consulente legale di Saul Ewing, i datori di lavoro sceglieranno probabilmente di mantenere un qualche tipo di tenuta dei registri. Potrebbe aiutare a difendere i contenziosi o consentire alle risorse umane di vedere se le iniziative relative ai talenti stanno funzionando, dicono le fonti.

SHRM, nel suo commento all’EEOC, ha implorato l’agenzia di non porre fine al mandato senza sostituirlo – o almeno fornire alcune indicazioni.

Un nuovo tipo di mal di testa

Le organizzazioni di difesa dei dipendenti che hanno risposto alla richiesta di commenti dell’agenzia hanno lanciato l’allarme su un circolo vizioso, in cui la mancanza di quadri giuridici potrebbe portare a un tipo di cultura sul posto di lavoro che genera discriminazione, lasciando così i datori di lavoro più a rischio di violare il Titolo VIl della legge sui diritti civili.

La rescissione inoltre “priverebbe datori di lavoro, ricercatori, politici e sostenitori la loro capacità di analizzare e utilizzare in modo indipendente questa fonte di dati unica per sviluppare e sostenere per le politiche che sostengono la missione dell’EEOC di porre fine alla discriminazione sul posto di lavoro”, secondo l’Economic Policy Institute.

Ad esempio, “(l)grandi e persistenti disparità nell’occupazione e retribuzione dei lavoratori neri rispetto ai lavoratori bianchi sono tra le caratteristiche più durature del mercato del lavoro statunitense”, ha scritto l’azienda. “Prove empiriche convincenti indicano che la discriminazione è un fattore significativo nella persistenza di tali disparità”. E all’EEOC, a agenzia storicamente con risorse insufficienti“I dati EEO sono essenziali per indirizzare quelle risorse limitate”, ha affermato l’EPI.

E per i professionisti delle risorse umane, rimuovendo questo quadro di raccolta dei dati demografici senza offrire un sostituto “potrebbe lasciare i datori di lavoro con domande significative”, secondo il commento di SHRM, scritto da Emily Dickens, responsabile amministrativo dell’organizzazione.

SHRM è stato attento a riconoscere che “non sta sostenendo che l’EEOC deve mantenere tali requisiti di segnalazione”, ma sta sostenendo indicazioni su quali esatte informazioni demografiche i datori di lavoro dovrebbero raccogliere e conservare; quando tali informazioni dovrebbero essere raccolte e per quanto tempo dovrebbero essere conservate; chi ha accesso a dette informazioni; e come dovrebbe essere utilizzato. Senza una guida federale concreta in questo settore, i datori di lavoro sarebbero lasciati a sviluppare approcci non autorizzati alla raccolta dei dati, ha affermato Dickens.

Il “onere” potrebbe valerne la pena

In definitiva, se il reporting EEO-1 non fosse più obbligatorio, la raccolta dei dati demografici passerebbe dall’esercizio di conformità alla scelta di leadership, ha detto a HR Dive via e-mail Laurie Henneborn, vicepresidente della ricerca, approfondimenti e soluzioni presso Catalyst.

“Quando le organizzazioni smettono di misurare, i problemi non scompaiono. Diventano semplicemente più difficili da vedere”, ha affermato Henneborn, citando modelli di assunzione, retribuzione, promozione e altri aspetti del ciclo del talento. “Senza misurazione, è più difficile sapere se i sistemi di talento funzionano come previsto o se stanno emergendo barriere che influiscono sulle prestazioni, sull’impegno o sulla fidelizzazione.” ha detto. “Il valore dei dati sulla forza lavoro non si è mai limitato alla conformità”, ha affermato Henneborn.

I datori di lavoro potrebbero decidere che il costo di tale onere amministrativo non supera necessariamente i benefici, ha affermato Goldstein. La raccolta può essere istruttiva per alcune organizzazioni, ha concordato, ma la decisione di continuare a raccogliere informazioni demografiche dovrà essere presa caso per caso.

Spetta anche ai datori di lavoro gestire queste informazioni con delicatezza.

I datori di lavoro avrebbero sempre dovuto prestare attenzione a tale raccolta di dati, ma ora dovrebbero esserlo ancora di più, ha affermato Robins. Le risorse umane dovrebbero chiarire che è volontario per i lavoratori fornire informazioni demografiche e che ci sarà un confine tra la raccolta di queste informazioni e la presa di decisioni sul personale.

“I datori di lavoro avrebbero dovuto sempre fare attenzione a non fare affidamento, ad esempio, su qualsiasi analisi di impatto disparata che stanno facendo, sul risultato di tale analisi per prendere una decisione diversa basata sulla razza. Ciò continuerà ad essere importante nel genere di cose di cui l’EEOC ha affermato di essere preoccupato. ”

Goldstein ha fatto eco a quel consiglio. “Se chiedi queste informazioni volontariamente, assicurati di farlo in modo legalmente conforme”, ha affermato; rendere le informazioni disponibili solo in caso di necessità e inutilizzabili per trattamenti discriminatori.

Cosa può riservare un futuro incerto

Guardando al futuro, alcuni policy maker potrebbero tentare di colmare le lacune nel caso in cui l’EEOC finalizzasse la rescissione. “Mi aspetterei che più giurisdizioni statali e locali prendano in considerazione e potenzialmente adottino leggi che richiedono una sorta di obblighi di rendicontazione demografica”, ha affermato Goldstein.

Ma per ora, i flussi di lavoro delle risorse umane dovrebbero rimanere sostanzialmente inalterati, ha affermato Robins. “I datori di lavoro non dovrebbero fare grandi cambiamenti in questo momento. Questa regola è ancora in vigore”, ha detto. “Non è ancora stato finalizzato e, anche se lo fosse, potrebbero avere altri buoni motivi per continuare con una tenuta dei registri simile, se non la stessa.”

I professionisti delle risorse umane che pianificano in anticipo dovrebbero anche tenere presente il potenziamento che i dati di qualità possono avere, ha consigliato Henneborn. “Le organizzazioni più forti utilizzano i dati come strumento diagnostico. Cercano modelli, pongono domande, ascoltano i dipendenti e apportano miglioramenti dove necessario.”

“Le organizzazioni che emergeranno più forti negli anni a venire saranno probabilmente quelle che rimarranno concentrate sul processo decisionale basato sull’evidenza”, ha affermato, “indipendentemente dai cambiamenti nel panorama normativo”.