Con un panorama in continua evoluzione delle normative e dei requisiti dei dipendenti, le piccole e medie imprese (PMI) devono impegnarsi costantemente per rimanere conformi. Nonostante le loro migliori intenzioni, un piccolo passo falso può portare a multe salate e altre sanzioni.

Il panorama diventa particolarmente complesso quando le imprese, soprattutto quelle di piccole e medie dimensioni, si espandono a livello internazionale. Con la crescita globale in aumento, è fondamentale per le PMI comprenderne le potenzialità principali rischi legati alla conformità delle risorse umane e ridurre la loro esposizione.

Diventare globali, non solo per le grandi aziende

Il 79% dei proprietari di PMI hanno affermato che stanno concentrando le loro strategie di crescita su “nuove geografie”. Questo obiettivo sta diventando realtà: con la crescita dei mercati di nicchia e l’avanzamento della tecnologia, inclusa l’intelligenza artificiale, le PMI hanno costantemente ampliato la loro portata in tutto il mondo.

Le PMI possono decidere di sfruttare le opportunità di espansione per diversi motivi, afferma Crystal Allen, vicepresidente del servizio clienti presso Safeguard Global, un datore di lavoro record e una società di gestione della forza lavoro globale.

“Spesso, il motore è un’azienda che guarda ai paesi a basso costo per creare un modello di costo più efficiente. Un altro sono le aziende che stanno costruendo infrastrutture e un’organizzazione globale”, spiega.

Allen aggiunge che, indipendentemente da quali fattori stimolino l’espansione, quando le PMI crescono a livello internazionale, aumentano anche il rischio di conformarsi alle varie normative sulle risorse umane.

Più crescita, più rischi per le PMI

Le aziende di tutte le dimensioni vanno incontro a rischi di conformità, ma le grandi aziende spesso dispongono di interi dipartimenti HR, legali e finanziari esperti nella creazione di entità, nell’assunzione e nella gestione sia del personale che della contabilità finanziaria a livello globale. Per le PMI, tuttavia, questo potrebbe essere un territorio nuovo.

Spesso hanno piccoli dipartimenti HR o leader finanziari che prendono decisioni in materia di risorse umane, dove, comprensibilmente, potrebbero non avere competenze HR internazionali o la larghezza di banda per sviluppare le conoscenze complesse necessarie. Di conseguenza, le PMI potrebbero essere più vulnerabili quando entrano in un territorio sconosciuto.

I 4 maggiori rischi di conformità per le PMI

Quando si assumono a livello internazionale, Allen afferma che i rischi più significativi che le piccole e medie imprese devono affrontare includono:

  1. Classificare erroneamente i lavoratori. Ciò si verifica quando un’azienda assume appaltatori indipendenti, ma i lavoratori si comportano come dipendenti. Potrebbero aver fissato orari, essere monitorati o firmare una clausola di non concorrenza. Tuttavia, sebbene i lavoratori operino come dipendenti, come appaltatori, non ricevono benefici. Inoltre, la società non trattiene né rimette imposte. “Più a lungo li lasci nello status di appaltatore indipendente o in cui non stai versando le tasse a quell’autorità locale, più aumenti il ​​rischio”, afferma Allen. “Esiste un modo per valutare legittimamente se qualcuno è un appaltatore o meno e rimediare a quell’errore.”
  2. Restare indietro sui cambiamenti normativi. I paesi hanno leggi e regolamenti sul lavoro diversi. Non solo, ma tali regole possono anche cambiare rapidamente e senza molto preavviso, il che può rendere facile per un datore di lavoro perdere aggiornamenti importanti. “Quando crei la tua entità, il rischio è quello di non sapere ciò che non sai”, afferma Allen. Aggiunge che anche quando un’azienda conduce ricerche per garantire che l’attività sia impostata per soddisfare tutti i requisiti legali, ciò che è conforme oggi potrebbe non essere conforme tra sei mesi. Se non disponi di qualcuno con esperienza continua in quel Paese, potresti non essere a conoscenza dei cambiamenti, di come potrebbero influenzare la tua attività o di come rispondere.
  3. Non riuscendo a mantenere la privacy dei dati. Quando le PMI prendono in considerazione tutte le fasi legali per costituire un’entità, come la registrazione dell’impresa, la dichiarazione dei redditi e il trattamento dei lavoratori in modo equo e accurato in linea con i requisiti del paese in questione, devono anche garantire che le normative sulla privacy dei dati della regione o del paese siano rispettate. Normativa sulla privacy negli Stati Uniti possono differire da quelli dell’Unione Europea e di altre parti del mondo.
  4. Utilizzo di documentazione di lavoro non standardizzata. L’incoerenza in importanti contratti di onboarding o di lavoro può causare confusione e portare a controversie, sanzioni e riduzione della fiducia dei lavoratori. Avere il giusto modello di coinvolgimento evita i rischi derivanti da periodi di preavviso non corrispondenti, dalla mancanza di benefici legali o da modelli obsoleti.

Ramificazioni dei passi falsi di conformità

Sfortunatamente, non conoscere o non comprendere le normative di conformità offre scarsa protezione in caso di passo falso. Le aziende che non seguono le regole possono affrontare numerose conseguenze, tra cui sanzioni governative e, in alcune rare circostanze, responsabilità individuale.

Allen aggiunge che il danno alla reputazione potrebbe danneggiare maggiormente le aziende e per il periodo più lungo, “L’aspetto che spesso viene trascurato è la perdita di fiducia e di buona volontà da parte dei lavoratori e la pubblicità negativa”.

Occupazione globale fatta bene: anticipare e colmare le lacune di conformità

I rischi di lacune di conformità con l’occupazione internazionale possono essere grandi. Tuttavia, Allen spiega che le PMI potrebbero collaborare con Safeguard Global per prepararsi o mitigare l’occupazione internazionale in 187 paesi.

“In qualità di partner globale per l’abilitazione della forza lavoro, combiniamo la tecnologia con oltre 400 esperti nazionali per fornire supporto umano quando conta di più”, aggiunge Allen.

Vuoi espandere la tua PMI a livello internazionale? Connettiti con Salvaguardia globale per identificare e affrontare (o mitigare) i rischi in anticipo in modo da poter crescere in modo sicuro e affidabile e rimanere conformi.