Recenti azioni dell’HMRC contro l’eliminazione fraudolenta dei pagamenti fiscali dimostrano l’importanza di conoscere eventuali rischi con IR35 nella catena di approvvigionamento. Crawford Temple spiega.
Nel dicembre 2024, a HMRC fu concessa un’ingiunzione di congelamento contro una società ombrello che forniva gli operatori sanitari al SSN per un importo di £ 171 milioni in contributi assicurativi nazionali sottopagati.
Il caso ha inviato increspature in tutto il mercato degli appaltatori, oltre a minacciare l’emergere di schemi “copia” potenzialmente rischiosi rivolti ai lavoratori degli sfollati. Per End Hirers, ha evidenziato l’importanza di sapere con chi stanno lavorando in tutta la catena di approvvigionamento, riconoscendo che la loro responsabilità si estende oltre il semplice coinvolgimento di talenti.
La legislazione di lavoro IR35 o off-payroll che è entrata in vigore nel 2017 nel settore pubblico e il 2021 nel settore privato colloca il datore di lavoro al centro della responsabilità di conformità e al centro di questa menzogna dichiarazioni di determinazione dello stato (SDSS).
Quando si coinvolgono gli appaltatori, il datore di lavoro deve fornire SD accurate che classificano correttamente se i lavoratori rientrano o all’esterno delle regole. Questa determinazione deve essere basata su una valutazione approfondita del rapporto di lavoro, non su comodità o preferenze.
Non riuscire a emettere un SDS apre le porte agli altri nella catena di approvvigionamento per prendere le proprie determinazioni, il che può dare la priorità al vantaggio finanziario rispetto alla conformità.
Una difesa contro le potenziali passività inizia con la creazione di parametri rigorosi per i partner di reclutamento. Le aziende dovrebbero prendere in considerazione l’attuazione dei requisiti che gli appaltatori possono operare solo tramite fornitori accreditati con comprovati record.
Molte organizzazioni ora specificano i tempi operativi minimi e i requisiti di stabilità finanziaria per questi fornitori, garantendo che si impegnano con aziende consolidate e legittime piuttosto che con entità di nuova formazione progettate per sfruttare le lacune normative.
Aiuta a sviluppare contratti globali con partner di reclutamento che delineano esplicitamente le aspettative di conformità. Questi accordi dovrebbero stabilire che l’azienda, in qualità di cliente finale, mantiene il massimo controllo sugli standard di conformità in tutta la catena di approvvigionamento.
Le società di reclutamento dovrebbero anche capire che la loro relazione con la fine Hirer dipende dall’adesione a questi standard senza eccezione.
Diffidare degli schemi che affermano di aver condotto “valutazioni generale” che comportano comodamente determinazioni “esterne”.
Una corretta determinazione dello stato richiede una valutazione individuale di ciascun coinvolgimento in base alle sue circostanze specifiche. L’attrazione degli accordi di pagamento lordo può tentare i lavoratori a seguire una consulenza discutibile dagli operatori del regime, soprattutto quando ritengono che la responsabilità fiscale sia altrove.
Allo stesso modo, gli accordi in stile Paye devono essere strutturati correttamente per evitare di innescare inavvertitamente i requisiti di legislazione off-payroll.
Se l’azienda o il suo partner di reclutamento non rispettano il processo di determinazione adeguato, potrebbero affrontare sanzioni finanziarie sostanziali. Ricorda che il fascino del risparmio sui costi immediati spesso maschera i rischi molto maggiori a lungo termine di non conformità.
Stabilire la conformità iniziale è solo l’inizio di questa responsabilità. Gli audit regolari dei partner di reclutamento sono essenziali per verificare l’adesione continua agli obblighi contrattuali.
Queste recensioni dovrebbero esaminare se le SDS vengono emesse correttamente, se vengono mantenute le strutture di pagamento appropriate e se la documentazione è completa e accurata.
Questo processo di audit dovrebbe includere chiare conseguenze per la non conformità. Mentre mantenere relazioni di lavoro positive con i partner di assunzione è importante, la protezione dell’organizzazione dalla responsabilità deve avere la precedenza. I partner che non riescono costantemente a soddisfare gli standard di conformità rappresentano un rischio significativo che non può essere ignorato.
Al di là dei processi formali e degli obblighi contrattuali, è essenziale promuovere una cultura che valorizza la conformità in tutta l’organizzazione. “
Le complessità della legislazione di lavoro senza pagamento possono essere difficili da navigare senza conoscenze specializzate.
Il coinvolgimento con gli esperti IR35 può fornire una preziosa protezione contro violazioni involontarie, fornire adeguati processi di determinazione, rivedere le strutture contrattuali e identificare potenziali vulnerabilità nelle disposizioni attuali.
Inoltre, l’investimento nella guida degli esperti è minimo rispetto al potenziale costo delle sanzioni HMRC, delle tasse arretrate e dei danni della reputazione derivanti da fallimenti di conformità.
Oltre ai processi formali e agli obblighi contrattuali, è essenziale promuovere una cultura che valorizza la conformità in tutta l’organizzazione.
Assicurarsi che i responsabili delle assunzioni comprendano l’importanza di determinazioni accurate dello stato e i rischi associati alla circostanza delle procedure adeguate.
La formazione regolare e le linee guida interne chiare aiutano a incorporare considerazioni sulla conformità nelle operazioni quotidiane piuttosto che trattarle come requisiti amministrativi occasionali.
Inoltre, per soddisfare le attuali linee guida HMRC, le organizzazioni interessate dal lavoro senza pagamento dovrebbero avere “una solida formazione per i dipendenti che dovranno comprendere e gestire le regole”.
Quando si coinvolgono nuovi partner di reclutamento, rendere le capacità di conformità un criterio di selezione primario piuttosto che un ripensamento.
I partner che dimostrano una robusta infrastruttura di conformità e i processi aggiungono valore riducendo l’esposizione al rischio, anche se i loro prezzi iniziali potrebbero non essere i più bassi disponibili.
L’attuale ambiente normativo richiede vigilanza da parte di End Hirers. Comprendendo i tuoi obblighi, stabilendo requisiti chiari per la tua catena di approvvigionamento, conducendo audit regolari, cercando una guida di esperti quando necessario e promuovendo una cultura della conformità, puoi proteggere la tua organizzazione pur accedendo al talento flessibile di cui hai bisogno.
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