Un altro anno significa un altro momento in cui molti nel settore delle risorse umane si rivolgono alla California, che ha la reputazione di ampie leggi e regolamenti sul lavoro non visti in altri stati.

“Tutti sanno che la California tende ad avere queste nuove leggi che sono a dir poco impegnative”, ha detto Michele Miller, presidente del dipartimento di diritto del lavoro e dell’occupazione della costa occidentale di Cozen O’Connor, l’11 dicembre durante l’evento virtuale annuale dell’azienda sui cambiamenti nel diritto del lavoro della California.

Il 2026 darà ai datori di lavoro dello Stato molti argomenti su cui riflettere, dalle nuove leggi sugli avvisi sul posto di lavoro e sui congedi per malattia retribuiti all’ennesimo aggiornamento del salario minimo.

Requisiti per l’avviso “Conosci i tuoi diritti” e contatti di emergenza designati (SB294)

Entro il 1° febbraio 2026, i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti un avviso scritto autonomo con dettagli su tutta una serie di categorie come la retribuzione dei lavoratori, le ispezioni sull’immigrazione, l’organizzazione sindacale, l’attività concertata e i diritti costituzionali nel contesto delle interazioni con le forze dell’ordine. Il preavviso deve essere fornito annualmente agli attuali dipendenti ed ai nuovi assunti al momento dell’assunzione.

“La buona notizia è che i datori di lavoro non hanno il compito di presentare questo avviso”, ha affermato Elena Hillman, membro dell’azienda di Cozen. La legge incarica il commissario statale del lavoro di fornire un modello di avviso che può essere modificato per il luogo di lavoro del datore di lavoro. Il commissario deve inoltre rivedere il modello secondo necessità.

Inoltre, entro il 30 marzo 2026, i datori di lavoro devono offrire ai dipendenti la possibilità di nominare un contatto di emergenza per le situazioni in cui il dipendente viene arrestato o detenuto sul lavoro. I datori di lavoro sarebbero tenuti a notificare il contatto se hanno “effettiva conoscenza” dell’arresto o della detenzione di un dipendente durante l’orario di lavoro o lo svolgimento delle mansioni lavorative.

Richieste di informazioni su istruzione e formazione (SB513)

La California ha approvato una legislazione che amplia la definizione di “documentazione del personale” per includere documenti relativi all’istruzione e alla formazione. Hillman ha affermato che ciò include i documenti relativi alla formazione obbligatoria in materia di molestie e discriminazione, nonché quelli relativi alla formazione professionale, alla formazione su software o attrezzature o alla formazione sulle competenze di base, sebbene lo statuto non fornisca un elenco esaustivo.

In generale, i datori di lavoro statali erano già tenuti a conservare tali registri, ma la nuova legge richiede che siano inclusi nel fascicolo personale del dipendente. La legge attuale consente ai dipendenti di richiedere il proprio fascicolo personale e i datori di lavoro hanno 30 giorni di tempo per fornire i fascicoli su richiesta.

Chiarimenti sulle assenze per malattia retribuite per le vittime di reati (AB406)

Nel 2024, la California passò AB2499che consentiva ai dipendenti coperti di prendersi una pausa dal lavoro per cercare protezione in quanto vittima di atti violenti qualificanti o se la vittima è un membro della famiglia. Ma la legge era confusa, ha detto Hillman, e il legislatore statale l’ha rivista lo scorso anno con l’AB 406.

La nuova legge chiarisce che i datori di lavoro devono concedere ferie ai dipendenti che sono essi stessi vittime di violenza o che hanno familiari che ne sono vittime, anche per partecipare a procedimenti giudiziari relativi ai reati coperti. Si precisa che il congedo per malattia retribuito può essere utilizzato per assistere a tali procedimenti. L’AB 406 amplia inoltre l’elenco dei reati coperti.

Avvisi informativi sulla transizione sul posto di lavoro ai sensi di Cal-WARN (SB617)

A partire dal 1° gennaio 2026, il California Worker Adjustment and Retraining Act dello stato, noto anche come Cal-WARN, richiederà ai datori di lavoro di fornire un avviso esteso in caso di licenziamento di massa, licenziamento, chiusura di stabilimento o trasferimento di struttura.

Nello specifico, l’avviso deve indicare se il datore di lavoro si sta coordinando con un comitato locale per lo sviluppo della forza lavoro, o un ente simile, in modo che i lavoratori interessati abbiano accesso a una risorsa che possa aiutarli durante la transizione. L’avviso deve essere incluso indipendentemente dal fatto che il datore di lavoro intenda farlo e deve includere un indirizzo e-mail e un numero di telefono funzionali dell’ufficio locale con una descrizione delle sue attività di risposta rapida.

L’avviso deve inoltre fornire ai dipendenti una descrizione di CalFresh, il programma statale di assistenza alimentare, nonché un collegamento al sito web di CalFresh.

Congedo familiare retribuito per una “persona designata” (SB590)

A partire dal 1 luglio 2028, il programma di congedo familiare retribuito della California consentirà ai dipendenti di selezionare una “persona designata” per la cui malattia grave potranno prendersi cura di un congedo retribuito. La persona deve essere imparentata con il dipendente o avere un legame con il dipendente equivalente a un rapporto familiare. I dipendenti devono attestare la natura del rapporto sotto pena di falsa testimonianza.

Aggiornamento della definizione di “scala retributiva” e proroga della scadenza per la rendicontazione dei dati retributivi a maggio 2027 (SB642, SB464)

Il Golden State ha apportato alcuni aggiornamenti alle sue leggi sull’equità salariale. La California è uno dei numerosi stati con requisiti di trasparenza retributivae il governatore Gavin Newsom ha approvato un emendamento che richiede che le fasce salariali pubblicate dai datori di lavoro al pubblico siano una “stima in buona fede” dello stipendio o della retribuzione oraria che si aspettano di pagare al momento dell’assunzione.

L’SB 642 aggiorna inoltre il linguaggio del divieto statale di discriminazione retributiva basata sul genere per chiarire che la retribuzione non può differire illegalmente tra dipendenti “di altro sesso” piuttosto che tra “sesso opposto”. Separatamente, il termine di prescrizione della legge è stato esteso a tre anni e chiarisce che il periodo di recupero per i dipendenti è fissato a sei anni.

Una legge separata, SB 464, ha modificato i requisiti di reporting dei dati salariali della California. A partire dal 1° gennaio 2027, il numero di categorie lavorative per le quali i datori di lavoro devono segnalare dati demografici, retributivi e ore lavorate sarà ampliato da 10 a 23. La prima raccolta dati interessata dal cambiamento avrà luogo nel maggio 2027, ha affermato Hillman, quindi i datori di lavoro avranno circa un anno per prepararsi.

Tutele per i lavoratori sfollati a causa del COVID-19 (AB 858)

Nel contesto della pandemia di COVID-19, lo Stato ha promulgato una legge per richiedere ai datori di lavoro di fornire informazioni sulle opportunità di lavoro ai dipendenti licenziati a partire dal 4 marzo 2020, per motivi legati alla pandemia. I datori di lavoro erano inoltre tenuti a offrire posizioni a tali dipendenti utilizzando un sistema di preferenze delineato dalla legge.

Le disposizioni della legge sullo sfollamento dell’era COVID-19 sarebbero dovute scadere il 31 dicembre, ma l’ABA 858 estende le protezioni fino al 2026, terminando il 1° gennaio 2027.

Restrizioni sull’obbligo per i dipendenti di rimborsare ai datori di lavoro determinati debiti (AB 692)

A partire dal 1° gennaio 2026, ai datori di lavoro della California è vietato implementare i requisiti contrattuali secondo i quali i dipendenti pagano il datore di lavoro, un fornitore di formazione o un esattore per determinati debiti nel caso in cui il dipendente venga licenziato, con alcune eccezioni.

La legge mira ad eliminare le restrizioni alla mobilità dei dipendenti e non è retroattiva, ha affermato Nicole Perkin, anche lei membro dello studio Cozen. L’elenco delle eccezioni comprende elementi quali contratti relativi ai costi di iscrizione per credenziali trasferibili, nonché contratti per la ricezione di pagamenti monetari discrezionali o non guadagnati non legati alle prestazioni lavorative.

Per poter beneficiare di una delle due esenzioni di cui sopra, tali contratti devono essere separati da qualsiasi contratto di lavoro e devono soddisfare una serie di altri requisiti, ha aggiunto Perkin. In particolare, il rimborso può essere richiesto solo nel caso in cui il dipendente scelga di dimettersi volontariamente o se il datore di lavoro decide di licenziare il dipendente per cattiva condotta.

“Assicuratevi che le risorse umane o chiunque si applichi a ciò comprenda la definizione di cattiva condotta e che ciò costituirà un onere elevato e difficile da affrontare”, ha affermato Perkin. “Probabilmente è improbabile che il tuo licenziamento standard lo soddisfi.”

Aggiornamento della formazione sulla mitigazione dei pregiudizi (SB303)

La valutazione, il test, l’ammissione o il riconoscimento di un pregiudizio personale da parte di un dipendente effettuato in buona fede e sollecitato come parte di una formazione sulla mitigazione del pregiudizio non costituisce, di per sé, una discriminazione illegale, secondo la recente emanazione SB 303. La legge afferma separatamente che la formazione sulla mitigazione del pregiudizio, di per sé, non è una discriminazione illegale.

Tali disposizioni sono degne di nota dato lo spostamento delle politiche di diversità, equità e inclusione a livello federale; in particolare il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti ha identificato la formazione basata sulla separazione razziale come illegale discriminazione in un documento pubblicato lo scorso luglio.

Cambiamenti salariali

Il salario minimo della California deve essere fissato a $ 16,90 l’ora a partire dal 1° gennaio 2026, anche se i datori di lavoro dovrebbero tenere presente che i governi locali potrebbero aver fissato tariffe ancora più alte, ha affermato Hillman. Inoltre, la soglia salariale annuale dello Stato per esenzione dal pagamento degli straordinari aumenterà a $ 70.304, quasi il doppio di quello del legge federale sugli standard di lavoro equi.