La ricerca mostra come la produttività si immerge durante i mesi estivi e non solo perché i membri del team sono in vacanza. David Bowes offre alcune strategie per massimizzare la produzione della tua squadra durante le festività natalizie.
L’estate è un momento per rilassarsi: pause sulla spiaggia, viaggi in famiglia e meritato tempo lontano dalla routine quotidiana. Ogni dipendente merita di fare una vacanza adeguata, senza l’onere di effettuare il check -in dalla punta o preoccuparsi di una casella di posta traboccante.
Tuttavia, mentre gli individui si ricaricano, le organizzazioni spesso si trovano a correre su mezza potenza. Il cosiddetto crollo estivo-quel tuffo stagionale nella produttività e nel coinvolgimento-può indugiare molto tempo dopo il ritorno delle squadre a settembre.
La ricerca di Captivate ha dimostrato che durante i mesi estivi, la produttività scende fino al 20%, i tempi di consegna del progetto sono rallentati del 13%, i crovani di partecipazione del 19% e i dipendenti hanno il 45% in più di probabilità di essere distratti.
Con così tanti fuori dall’ufficio, quelli lasciati alle spalle sono sottili, destreggiandoti extra mentre cercano di mantenere i progetti in pista. Il risultato? Aumento dello stress, motivazione ridotta e consegna più lenta.
Ma ecco la buona notizia: questa non deve essere inevitabile. I team leader e i manager delle risorse umane possono agire ora per garantire che tutti-non solo quelli che vanno via-abbiano un’estate senza stress.
I leader possono preparare, piuttosto che reagire, alla crollo estivo guardando le diverse personalità delle loro squadre. Ecco alcuni suggerimenti.
1. Sapere chi fa cosa e perché conta
Troppi leader guardano i calendari delle vacanze e il conto dei conti. Ma la vera sfida non è quante persone sono via, ma chi è via. Stai perdendo il tuo pianificatore? Il tuo motivatore della squadra?
Utilizzando strumenti come Insights Discovery, che mappa le preferenze comportamentali delle persone usando quattro energie di colore (rosso ardente, giallo sole, verde terrestre e blu fresco), i manager possono prevedere come la dinamica della squadra potrebbe spostarsi quando qualcuno è fuori e prepararsi di conseguenza.
Un consiglio qui è quello di creare una matrice di comunicazioni. Come squadra, mappa i punti di forza di tutti, le loro preferenze di comunicazione e il valore che apportano. Questa comprensione condivisa aiuta con la copertura del ruolo, crea empatia e non garantisce nulla di importante attraverso le fessure.
2. Collegare le lacune decisionali prima che si verifichino
Molti progetti si fermano durante l’estate perché la persona che di solito prende le grandi decisioni è via. Non lasciare che il progresso dipenda da un individuo o dipenda dal contattare qualcuno continuamente durante la loro pausa.
Invece, crea una mappa di delegazione delle decisioni. Identificare potenziali colli di bottiglia e assegnare una chiara autorità decisionale. Ciò dovrebbe definire chi ha il potere di prendere quali decisioni, tempi di azione e supporto tra pari disponibili per coloro che sono meno sicuri.
Questo approccio costruisce l’empowerment e la fiducia, garantendo che le persone possano prendere la proprietà e che le decisioni non si trovano nel limbo mentre qualcuno è su una spiaggia a Ibiza.
3. Bilancia il carico di lavoro
Quando qualcuno è fuori, è allettante di scaricare il proprio lavoro su chiunque sia più disponibile – o più affidabile. Ma farlo senza struttura può causare risentimento e burnout.
Un’altra opzione è quella di utilizzare una revisione dell’impatto del carico di lavoro per identificare le responsabilità critiche e abbinare la copertura a personalità compatibili. Con questo, puoi mappare chi sta facendo cosa, garantendo una discreta distribuzione dei compiti. Offre anche l’opportunità di chiarire ciò che è urgente rispetto a ciò che può aspettare, usando un modello “ora, successivo, successivo”.
La pianificazione in anticipo riduce lo stress, migliora la coesione del team e significa che nessuno è accecato da un elenco di cose da fare inaspettato.
4. Non solo contare le teste – considera le dinamiche di squadra
Le squadre sono ecosistemi. Se qualcuno con forti capacità analitiche e dettagli è via, chi entra con quella mentalità?
Comunica con la tua squadra sui comportamenti e sulle abilità che mancheranno durante il congedo di qualcuno. Chi sta entrando e cosa ci si aspetta da loro? Ciò significa che tutti hanno il potere di adattarsi e contribuire.
Inoltre, questa trasparenza costruisce sicurezza psicologica e resilienza e aiuta a evitare un vuoto di leadership o un tuffo di motivazione.
5. Non si tratta solo di produttività
L’estate dovrebbe essere divertente per tutti, anche per quelli che tengono il forte. Se il morale subisce un colpo, anche la performance lo farà. Per fermare questo accadere, incoraggiare e riconoscere gli sforzi offrendo piccoli vantaggi come le finiture anticipate e le lunghe pause pranzo o l’invio di messaggi di ringraziamento personalizzati dalla leadership.
Prendi in considerazione l’utilizzo di strumenti di monitoraggio dei progetti trasparenti per riconoscere i contributi e incoraggiare la collaborazione. Le azioni semplici fanno molto per dimostrare che i leader vedono e apprezzano lo sforzo extra, specialmente durante i periodi esigenti.
6. Costruisci agilità attraverso il training incrociato
Non aspettare che qualcuno sia in vacanza per rendersi conto di essere l’unica persona che può svolgere un compito. L’estate è un ottimo momento per rafforzare l’agilità della squadra e ridurre i singoli punti di fallimento.
Un modo per farlo è attraverso un piano di condivisione delle conoscenze, in cui i membri del team documentano i loro processi principali e possono accedere alle risorse tramite un’unità condivisa. Gli individui a tratto incrociato, quindi i progetti non sono interrotti dall’assenza.
Le squadre agili non sono solo più resilienti durante le vacanze, ma sono anche meglio attrezzate per gestire qualsiasi cambiamento o interruzione futuri.
Forse il più importante asporto di questo è che la tua squadra merita una pausa. Tutti hanno bisogno di tempo per disconnettersi, rilassarsi e ritornare completamente.
Ciò accade solo quando il resto della squadra è attrezzato e autorizzato a proseguire in loro assenza, senza chiamate, ping o richieste costanti per gli aggiornamenti.
Quando i leader pianificano in modo proattivo, i dipendenti in congedo possono sinceramente rilassarsi, mentre quelli che rimangono dietro si sentono supportati, non allungati.
Quindi non aspettare che la produttività si immerga per agire. Vai avanti al rallentamento estivo e rendilo l’anno in cui la tua squadra prospera davvero, sia al lavoro che in vacanza. Scarica la guida del leader di Insight per combattere il rallentamento estivo qui.