Sullo sfondo delle moderne riunioni d’ufficio e dei colloqui dei candidati al lavoro c’è una presenza sempre più familiare: il notetaker elettronico.

L’intelligenza artificiale ha ha alimentato il boom dei software di registrazione poiché i servizi di trascrizione e strumenti simili mirano a riassumere ore di discussione da uomo a uomo. Ma l’uso di questi sistemi da parte dei team delle risorse umane ha sollevato segnali d’allarme tra professionisti e consulenti legali.

Un problema emergente è che alcune piattaforme potrebbero non avvisare nemmeno i partecipanti che una registrazione è in corso o che verrà trascritta o utilizzata per scopi futuri, ha affermato Brian McGinnis, partner di Barnes & Thornburg. Questo ha lo scopo di ridurre gli attriti ed è persino commercializzato come una caratteristica interessante, ma potrebbe essere giuridicamente discutibile a seconda di dove si trovano i partecipanti.

Vari stati lo richiedono consenso di tutte le parti alla registrazione di conversazioni, come California, Florida e Illinois. E dato che le moderne chiamate virtuali possono coinvolgere partecipanti provenienti da qualsiasi stato o paese, i team delle risorse umane dovranno prendere nota e ottenere manualmente il consenso degli altri se il notetaker o lo strumento di registrazione non fornisce automaticamente una rinuncia.

C’è anche la questione del contesto. McGinnis ha affermato di osservare che i team delle risorse umane utilizzano molto spesso notetaker automatizzati nell’area di reclutamento, il che è potenzialmente problematico data la tendenza emergente delle leggi statali e locali che regolano il Utilizzo dell’intelligenza artificiale nelle decisioni in materia di occupazione. Per questo motivo, una videochiamata con un potenziale assunto che prevede registrazione e trascrizione basata sull’intelligenza artificiale è “considerata più ad alto rischio rispetto a una tipica riunione Zoom”, ha aggiunto McGinnis.

Separatamente, una manciata di stati hanno leggi sul monitoraggio del posto di lavoro che potrebbero entrare in gioco, ha affermato Adam Solomon, partner di Hunton Andrews Kurth, e queste leggi spesso specificano come i datori di lavoro devono fornire preavviso ai dipendenti sulle tecnologie di registrazione. E ci sono ancora più categorie di leggi che potrebbero essere applicabili, ha osservato Solomon, comprese le leggi sulla privacy dei social media e intrusione negli illeciti di isolamentoche non tutti gli Stati riconoscono.

“Questo è il miscuglio a cui tendiamo a pensare”, ha detto Solomon. “Anche se ci sono molte restrizioni diverse, la conclusione è che la lettura di queste leggi in modo piuttosto lecito crea fondamentalmente un regime di opt-out.”

I notetaker di intelligenza artificiale presentano un problema di governance più o meno allo stesso modo di qualsiasi strumento sul posto di lavoro, ha affermato Jim Link, CHRO di SHRM, quindi spetta ai team delle risorse umane conoscere i dettagli dei loro notetaker prima di implementarli. Le registrazioni possono anche acquisire informazioni protette o sensibili, creando un’ulteriore esposizione alla conformità.

“Perbacco, vorrei avere tutte le mie papere in fila se lo usassi nel panorama attuale”, ha detto Link.

La piena divulgazione è la risposta semplice?

Come questione di base, SHRM incoraggia i team delle risorse umane a divulgare l’uso degli strumenti di intelligenza artificiale, ha affermato Link. Se è in corso qualsiasi tipo di registrazione o trascrizione, i datori di lavoro dovrebbero chiedere l’ok di tutte le parti presenti prima di procedere.

“La trasparenza è assolutamente parte dell’esperienza dei dipendenti”, ha continuato. “Più sono trasparenti e descrittivi delle tecnologie e degli strumenti che utilizzano e delle conoscenze e dei dati utilizzati o acquisiti, meglio è.”

Link ha anche sottolineato l’importanza di garantire ciò gli esseri umani prendono decisioni in materia di risorse umane piuttosto che l’intelligenza artificiale o qualsiasi altro strumento. L’intelligenza artificiale può aiutare i team delle risorse umane a prendere buone decisioni, ma la decisione finale dovrebbe spettare in ultima analisi a un decisore umano, ha affermato.

Dal punto di vista della conformità, i datori di lavoro potrebbero voler adottare una strategia per identificare la giurisdizione con i requisiti più rigorosi per gli strumenti di presa di appunti o di registrazione e applicare tale standard in modo ampio. Si tratta di un approccio semplice dal punto di vista operativo, ha affermato McGinnis, ma significa anche che le organizzazioni dovranno prestare attenzione alle nuove leggi nel tempo e adattarsi di conseguenza.

Una domanda più complicata riguarda il modo in cui vengono utilizzate le conversazioni registrate una volta salvate nel sistema di uno sviluppatore di strumenti di intelligenza artificiale.

Mentre i fornitori generalmente seguono principi come la deidentificazione, l’anonimizzazione e l’aggregazione al fine di creare set di dati meno identificabili e sensibili per addestrare i propri modelli, ogni fornitore ha il proprio processo specifico per farlo, ha affermato McGinnis. Questo è generalmente stabilito nei termini di servizio di uno strumento e il consulente legale può essere in grado di aiutare i datori di lavoro a comprendere quali misure intraprende un fornitore per conformarsi alle leggi pertinenti sulla privacy e sui dati.

Il ruolo emergente delle risorse umane come veicolante della tecnologia

La tecnologia è sempre stata una delle tante funzioni sotto l’ampio ombrello delle risorse umane, ma sta rapidamente diventando una priorità maggiore nell’era dell’intelligenza artificiale.

Link ha affermato di ricevere almeno due o tre messaggi non richiesti a settimana da una persona o da un fornitore che propone una nuova funzionalità o strumento di intelligenza artificiale, molti dei quali suggeriscono che i loro strumenti consentono ai datori di lavoro di prendere decisioni informate per aumentare le probabilità di un’assunzione di successo. Ma anche se l’intelligenza artificiale è utile, le risorse umane devono assicurarsi di esaminare attentamente gli strumenti specifici prima di decidere come utilizzarli, se non del tutto, ha aggiunto.

“Alla fine, se un datore di lavoro non è in grado di spiegare da dove provengono i dati dei candidati, come sono protetti e cosa succede a quelle conoscenze o informazioni, allora quello strumento non è pronto per essere utilizzato per le assunzioni”, ha affermato Link. “La nostra preferenza è che i datori di lavoro possiedano tali dati e controllino il modo in cui vengono utilizzati”.