Nella serie Mailbag di HR Dive, rispondiamo alle domande dei professionisti delle risorse umane su tutto ciò che riguarda il lavoro. Hai una domanda? Invialo a (e-mail protetta).

D: In che modo i datori di lavoro dovrebbero tenere traccia delle date di scadenza delle credenziali dei lavoratori, delle scadenze per la formazione dei dipendenti e altro ancora?

R: I datori di lavoro si affidano in gran parte ai propri sistemi informativi delle risorse umane per tenere sotto controllo le credenziali dei dipendenti, ma il processo varia a seconda dell’esatto tipo di credenziali che un determinato dipendente possiede o di cui ha bisogno per mantenere il proprio impiego.

Josh Bersin, un veterano del settore delle risorse umane e CEO di Josh Bersin Co., ha dichiarato a HR Dive in un’intervista che esistono tre categorie di credenziali che i datori di lavoro in genere monitorano:

  • Credenziali accademiche, compresi i titoli universitari
  • Licenze professionali, come patenti di guida commerciali e licenze infermieristiche, concesse dagli enti preposti alle licenze e devono essere rinnovate annualmente o entro una determinata scadenza
  • Credenziali professionali avanzate, un’ampia categoria che comprende qualsiasi cosa, dal completamento di un corso alla partecipazione a un bootcamp

Mentre le licenze sono spesso incluse nei database aziendali per motivi di conformità, le credenziali professionali avanzate potrebbero non esserlo, ha affermato Bersin, dato che molte non sono prerequisiti per svolgere un determinato ruolo. Le eccezioni includono le credenziali concesse dalle aziende per i propri dipendenti.

Esistono piattaforme software specializzate per la gestione di questi requisiti, ma la maggior parte dei sistemi HRIS “hanno un monitoraggio ragionevolmente buono di questo tipo di cose”, ha aggiunto Bersin. I database sono importanti non solo per ricordare ai datori di lavoro le scadenze per il rinnovo della licenza, ma anche per sapere quali dipendenti possono essere assegnati a lavori o attività specifiche.

E sebbene il monitoraggio e le notifiche siano funzionalità abbastanza standard, i team delle risorse umane devono anche tenere conto del modo in cui viene completata la certificazione. Bersin ha fatto l’esempio di alcune licenze farmaceutiche, che spesso hanno componenti di persona.

La questione può anche essere complicata quando un datore di lavoro apporta modifiche a un processo che richiede la certificazione da parte di un organismo normativo o professionale. Se un produttore farmaceutico modifica il proprio processo di produzione di un determinato farmaco e tale processo differisce da quello su cui sono stati formati i dipendenti, potrebbe essere necessario ricertificare sia il processo che i dipendenti, ha affermato Bersin.

Diverse entità si sono fatte avanti con l’obiettivo di diventare il “database di licenze definitivo per tutti sul pianeta”, ma Bersin ha affermato di essere scettico su tali affermazioni, in parte perché la licenza è specifica del settore e soggetta ai requisiti di una determinata giurisdizione.

“Non ha mai funzionato perché è molto complicato”, ha detto Bersin.

Come in altri settori delle risorse umane, l’intelligenza artificiale potrebbe aiutare a rendere più semplice il monitoraggio delle certificazioni, ha osservato. Ad esempio, la tecnologia potrebbe essere utilizzata per consolidare gli elenchi delle leggi applicabili sulle licenze in un database, anche se Bersin ha affermato che i datori di lavoro dovrebbero essere consapevoli dei problemi di accuratezza.

Uno scenario futuro da sogno potrebbe essere quello di essere in grado di implementare un sistema di pianificazione della capacità e di pianificazione della forza lavoro abilitato all’intelligenza artificiale che fornisca ai dipartimenti delle risorse umane un elenco aggiornato di cui i lavoratori autorizzati sono disponibili per lavorare su un determinato progetto.

Bersin ha offerto lo scenario di una persona delle risorse umane che lavora nella costruzione di un progetto di data center. Il professionista ha bisogno di 500 operai edili, 35 dei quali devono essere elettricisti autorizzati nello stato del Texas. Il professionista ha il compito di determinare se è necessario assumere o contrarre ulteriori dipendenti per il progetto.

“Questa è una perfetta applicazione dell’intelligenza artificiale”, ha detto Bersin. “La pianificazione delle capacità e delle risorse è positiva per l’intelligenza artificiale perché queste sono risposte sì-no che possono essere individuate”.

Allo stesso modo, l’intelligenza artificiale può essere utile per creare un elenco di dipendenti interessati a ottenere credenziali che consentano loro di avanzare nella propria carriera o di ottenere lavori meglio retribuiti. Idealmente, ha affermato, il sistema può identificare chi desidera essere certificato in cosa, quale personale sarebbe a disposizione per certificarlo e come pianificare il processo.