È una lamentela comune che le risorse umane hanno il compito di risolvere: “Siamo a corto di personale”.

Ma prima che un’azienda si butti in un processo di assunzione che può essere costoso e dispendioso in termini di tempo – soprattutto se, in fretta, assume qualcuno inadatto al lavoro – deve prima chiedersi se l’assunzione risolverebbe i problemi che i suoi dipendenti stanno emergendo.

Ecco cosa possono fare i responsabili delle risorse umane per valutare questi problemi e offrire ai dipendenti l’aiuto di cui hanno bisogno.

Comprendere cosa significa un “carico di lavoro confortevole” per l’azienda

Per iniziare, il management e le risorse umane devono sapere qual è la capacità di ciascun membro del team, in modo che possano svolgere il proprio lavoro comodamente pur essendo produttivi. Potrebbe sembrare banale, ma è un passaggio spesso saltato, ha affermato Jennifer Gore, fondatrice di Evergreen Business Coaching.

Ciò è particolarmente vero per i manager che potrebbero non aver mai ricoperto i ruoli dei loro subordinati diretti o che non hanno svolto quel lavoro da molto tempo.

Se nessuno conosce questi parametri, una squadra può trovarsi a corto di personale senza che il manager lo sappia, “e tu fai affidamento sul fatto che la tua squadra te lo dica, il che non è una buona idea”, ha detto.

Ad esempio, il proprietario di un ristorante dovrebbe sapere quanti tavoli può gestire un cameriere. “Se hai solo un cameriere e ne hai davvero bisogno di tre, avrai un pessimo servizio clienti, avrai una cameriera infelice, la gente se ne andrà”, ha detto.

Lo stesso vale per qualsiasi azienda e i manager hanno “una mancanza di conoscenza della propria attività se non ne conoscono le capacità”.

Trova le lacune nel modo in cui lavora un team – oppure no

Le risorse umane dovrebbero diagnosticare la causa principale del problema della carenza di personale, ha affermato Chris Relth, fondatore e CEO di Artemis. Potrebbe non essere realmente un problema di personale, ma la leadership non delega il lavoro correttamente o i processi utilizzati dal team sono semplicemente inefficienti.

Prima di iniziare una ricerca di candidati per un lavoro, le risorse umane dovrebbero provare a vedere cosa sta succedendo all’interno del team, con ogni persona che ne fa parte. Le aziende possono tenere “riunioni di allineamento”, ha detto, in cui ai membri del team viene chiesto dove trascorrono la maggior parte del loro tempo, cosa fanno e quali competenze hanno.

Questo processo può aiutare le risorse umane a capire come sta lavorando il team, vedere chi sta superando le aspettative e duplicarlo. “Se qualcuno è all’80% e qualcuno al 140%, come possiamo portare la persona dall’80% al 100%?” ha detto.

Le strategie di assunzione possono anche avere una prospettiva a lungo termine, ha aggiunto. “Dobbiamo assumere per ricoprire il posto adesso, o dobbiamo assumere per ricoprire il posto tra due anni e crescere fino a quel ruolo?”

I membri del team possono anche fare studi sul tempo, ha detto Gore, e tenere traccia di ciò che fanno con incrementi di 30 minuti per vedere dove trascorrono il loro tempo e su cosa. “Passi molto tempo a fare cose per le quali potremmo assumere qualcun altro?” Ha detto Gore.

Sii pronto ad assumere al momento giusto, se non proprio adesso

Lanciare un’altra persona nel mix non risolverà necessariamente un divario di capacità. “Puoi arrivare a una posizione in cui tutti vorranno sempre più aiuto solo perché qualcuno dice di aver bisogno di più aiuto”, ha detto Gore.

A volte assumere qualcuno può rendere la vita di un manager ancora più difficile perché ora ha una persona in più da gestire. Anche assumere qualcuno come assistente potrebbe non renderlo più produttivo; invece permette loro semplicemente di “rilassarsi un po’”, ha detto Gore.

È qui che questi studi a tempo possono essere utili per giustificare o respingere una richiesta di assunzione. “Diciamo che ti pago 50 dollari l’ora”, ha detto Gore. “Se assumo qualcuno che potrei pagare $ 25 l’ora, ha senso togliere quelle cose dal piatto.”

I team HR possono anche arginare queste richieste apparentemente urgenti assicurandosi che la loro pipeline di talenti sia piena per quando saranno necessarie nuove posizioni. “La maggior parte delle persone aspetta finché non ha un disperato bisogno di assumere qualcuno, e dovresti sempre avere una mentalità di reclutamento”, ha detto. Perché “se stai assumendo in preda alla disperazione, quando sei completamente al di sopra delle capacità, ora c’è molta pressione su un’azienda”.

I team HR possono anche migliorare la comunicazione con i dirigenti e i manager per assicurarsi che siano a conoscenza delle richieste di talenti o delle potenziali posizioni aperte future.

“Dovresti sempre avere il polso su quali posti sono aperti e aperti e quali posti sono a rischio di volo”, ha detto.