ORLANDO, Florida — Non è facile per i professionisti delle risorse umane riflettere sul fatto che la violenza sul posto di lavoro potrebbe verificarsi nelle loro organizzazioni, ha detto Jennifer Shaw, fondatrice di Shaw Law Group, durante una presentazione SHRM26 martedì. Tuttavia, la realtà è che tale violenza può verificarsi in qualsiasi ambiente lavorativo.

“Francamente, tutti a questa conferenza dovrebbero essere in questa stanza, perché queste cose sono così importanti”, ha detto Shaw.

Oltre al costo psicologico, La violenza sul posto di lavoro comporta un costo economico sconcertantestimato in 121 miliardi di dollari all’anno, secondo l’Istituto nazionale per la sicurezza e la salute sul lavoro. Riconoscere sia la psicologia che la conformità legale è fondamentale per preparare un’organizzazione a questa possibilità, ha affermato Dennis Davis, direttore nazionale della formazione dei clienti presso Ogletree Deakins.

“Molte persone hanno paura di questo argomento”, ha detto Davis. “Cosa facciamo quando abbiamo paura? Ci limitiamo a negare; non prestiamo attenzione.”

Nel tentativo di stimolare il dibattito sulla prevenzione della violenza, Shaw e Davis hanno presentato ai partecipanti una strategia in sei fasi per sviluppare un piano di risposta efficace durante la sessione, intitolata “Non avere paura. Sii preparato”.

1. Avere un piano scritto

Alcune giurisdizioni statunitensi richiedono ai datori di lavoro di mantenere una politica sulla violenza sul posto di lavoro. Ma anche se i datori di lavoro non operano in tali luoghi, dovrebbero comunque mantenere una politica e assicurarsi che sia disponibile per iscritto, secondo Davis.

“Se non è scritto, allora non esiste”, ha detto Davis, aggiungendo che i datori di lavoro dovrebbero considerare seriamente la possibilità di elaborare una politica di prevenzione della violenza separata dalle altre sezioni del suo manuale. “Quando una politica regge da sola, stai dicendo che è importante. Questo è importante per noi.”

La politica dovrebbe essere generalmente disponibile e accessibile a tutti i dipendenti, ha continuato, anche se alcune parti di essa possono essere mantenute riservate, come quelle relative al modo in cui l’organizzazione risponde alle minacce o alla violenza contro i dirigenti o gli alti dirigenti.

Separatamente da una politica ampia e generale, Davis ha affermato che i datori di lavoro dovrebbero anche preparare piani di risposta individualizzati specifici per determinati luoghi di lavoro che delineino chiaramente chi i dipendenti dovrebbero contattare in caso di incidente e la parte responsabile della gestione del piano.

Questo tipo di specifiche sono necessarie per soddisfare gli obblighi del datore di lavoro ai sensi della Clausola d’obbligo generale della legge sulla sicurezza e la salute sul lavoroha detto Shaw. I piani generici creano anche rischi in quanto potrebbero non essere efficacemente adattati a specifiche popolazioni di dipendenti o lasciare l’organizzazione esposta a responsabilità, ha osservato.

2. Valutare i rischi

Affinché una politica sia efficace, deve tenere conto dei rischi specifici che i dipendenti possono affrontare. Questi possono differire a seconda del settore o dell’occupazione del lavoratore, ha affermato Shaw. Ad esempio, mentre un impiegato finanziario può essere esposto al rischio maggiore di violenza da parte di colleghi o clienti, un’infermiera può essere particolarmente a rischio di violenza da parte di un paziente.

Lo hanno identificato le agenzie federali come i Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie quattro categorie di violenza sul posto di lavoro: dolo; cliente o relativo al cliente; lavoratore su lavoratore; e relazione personale. Queste categorie possono aiutare a delineare ulteriormente il rischio, hanno affermato Shaw e Davis.

Specificità significa anche identificare quali forme potrebbe assumere la violenza. Non è sempre vero, ad esempio, che la violenza implica l’uso di un’arma. Anche le parole possono essere considerate violente, ha osservato Shaw, e i dipendenti devono capirlo.

“Devi essere in grado di avere tutti all’interno dell’organizzazione sulla stessa lunghezza d’onda o attenti a ciò che sta succedendo”, ha detto. “Se sapessi che i pazienti avrebbero interagito con il tuo personale infermieristico e non fornissi loro gli strumenti per affrontarlo, avrai maggiori responsabilità.”

3. Fornire una formazione dettagliata, ma evitare di essere troppo espliciti

Non è sufficiente ripetere ai dipendenti la vecchia formula del “vedere qualcosa, dire qualcosa”, ha detto Davis. Le risorse umane devono indicare chiaramente a cosa il personale dovrebbe prestare attenzione e quali azioni devono essere intraprese in risposta.

Davis ha anche sottolineato l’importanza di sviluppare una formazione onnicomprensiva sugli incidenti attivi piuttosto che moduli adattati esclusivamente alla formazione attiva dei tiratori, che descrive solo una forma di violenza che può verificarsi.

Anche in questo caso le risorse umane devono essere specifiche. I casi giudiziari che coinvolgono la violenza sul posto di lavoro spesso finiscono in tribunale, ha detto Shaw, e le giurie generalmente non sono impressionate dai datori di lavoro che utilizzano programmi di formazione sulla prevenzione generici e standardizzati.

La formazione non deve essere di natura gratuita e violenta per essere efficace – in effetti, questo può spesso avere un effetto dannoso, secondo Shaw – ma Davis ha detto che i datori di lavoro dovrebbero evitare di essere eccessivamente preoccupati di “innescare” i dipendenti. Ha distinto tra attivazione “necessaria” e “inutile”, quest’ultima riferita soprattutto a contenuti grafici.

4. Documentare gli incidenti in modo dettagliato

Come per altri ambiti di conformità, è fondamentale una documentazione approfondita della violenza sul posto di lavoro. Shaw ha consigliato ai partecipanti di registrare i dettagli, incluso chi, cosa, dove, quando, perché e come della situazione.

Idealmente, questo dovrebbe essere fatto in modo da raccontare una storia su ciò che ha fatto un attore violento e su come ha reagito il datore di lavoro, ha detto, e ogni dipendente dovrebbe sapere che è suo dovere scrivere ciò che è successo.

“Quella documentazione è contemporanea”, ha detto Shaw. “Accadono nello stesso momento, quindi è molto potente. Ci aiuta anche a identificare i modelli e può anche essere individuabile, cosa che si desidera nella maggior parte dei casi in una causa.”

5. Lasciare spazio al miglioramento e alla valutazione continui

I datori di lavoro dovrebbero sempre cercare di rivalutare e modificare i loro piani in caso di necessità, ha affermato Davis. Parte di questo lavoro prevede l’ascolto delle preoccupazioni e dei feedback dei dipendenti.

Ad esempio, se un commesso di un negozio esprime preoccupazione riguardo all’accessibilità di determinate porte o ingressi ai clienti a tarda notte, le risorse umane dovrebbero ascoltare e affrontare tali preoccupazioni nelle loro politiche e piani di conseguenza.

Non è sempre vero che ai dipendenti piaccia la soluzione scelta dal datore di lavoro, ha detto Shaw, ma non è necessario che il datore di lavoro ottenga tale approvazione. Invece, il datore di lavoro deve semplicemente informare i dipendenti sulle misure che stanno adottando in risposta.

6. Garantire che la conformità legale e la psicologia vadano di pari passo

Una buona politica di prevenzione è psicologicamente esperta, ha affermato Davis, e prende nota degli eventi accaduti nella comunità locale, nello stato e nel paese per garantire che i dipendenti prestino attenzione. Questi possono essere importanti punti di partenza per ricordare ai dipendenti sia l’esistenza di protocolli di sicurezza di base sia lo scopo di tali protocolli.

“Ricorda ai tuoi dipendenti che le misure di sicurezza che hai in atto non sono progettate per innervosirli”, ha aggiunto Davis. “Sono progettati per mantenere ciascuno di voi individualmente al sicuro.”

Nel frattempo, secondo Shaw, non solo esistono politiche giuridicamente valide, ma vengono anche applicate in modo coerente.

“Quello che devi immaginare è che sei su quel banco in aula e difendi ciò che hai fatto”, ha detto. “E se puoi difenderlo con la faccia seria, sapendo di aver fatto quello che dovevi fare, non importa se le persone sono d’accordo.”