L’esperienza lavorativa di ogni singola persona potrebbe essere migliorata di una settimana in più per recuperare il ritardo sul lavoro, senza nuove scadenze, risultati finali e transazioni?

Il quartier generale di Taskrabbit sta sperimentando un adeguamento del flusso di lavoro per scoprirlo. L’azienda, che mette in contatto le persone con i “Tasker”, o lavoratori temporanei che aiutano a completare i progetti, implementa le Deep Think Weeks da settembre 2023.

“Continuavamo a ricevere feedback sul fatto che i calendari si stavano riempiendo di riunioni, lasciando poco tempo per lavorare a testa bassa,” Kelli Mills, responsabile dell’esperienza delle persone di Taskrabbitha detto a HR Dive via e-mail. In risposta, Taskrabbit ha creato Deep Think Weeks. Per quei giorni lavorativi, le riunioni aziendali e dipartimentali venivano annullate.

“Senza strutture elaborate o risultati obbligatori, abbiamo semplicemente concesso al nostro team l’autonomia di concentrarsi sul lavoro che ritenevano più importante”, ha spiegato Mills.

Inizialmente, le Deep Think Weeks si svolgevano due volte l’anno, ma la risposta sì “straordinariamente positivo”, che ha portato Taskrabbit ad aumentare la frequenza a una volta al trimestre.

I dipendenti di Taskrabbit utilizzano questo tempo in vari modi. Alcune persone ripuliscono la propria casella di posta, alcuni lavoratori partecipano a corsi di apprendimento e sviluppo e alcuni dipendenti lanciano nuovi progetti appassionati. “Poiché l’autonomia e la fiducia sono fondamentali per la nostra cultura, non siamo noi a dettare il modo in cui i dipendenti trascorrono questo tempo”, ha affermato Mills.

Alla domanda su come le Deep Think Weeks abbiano migliorato la qualità della sua esperienza lavorativa in particolare, Mills ha detto a HR Dive: “Onestamente, farei fatica a trovare un progetto o un lancio di prodotto su Taskrabbit che Deep Think Week non abbia toccato in qualche modo.” Ha continuato spiegando come il team dedicato alle persone ha utilizzato la recente Deep Think Week per rivedere le iniziative dei dipendenti, come i programmi di riconoscimento e bonus di Taskrabbit. Quest’opera è “quasi impossibile da realizzare in 30 minuti tra altri incontri”, ha detto Mills.

Allo stesso modo, un team interfunzionale ha mappato l’hackathon sull’intelligenza artificiale dell’azienda. “Due tipi di lavoro molto diversi, lo stesso ingrediente di base: un periodo ininterrotto di tempo per andare in profondità”, ha detto Mills.

Come portare la Deep Think Week sul posto di lavoro

Per i professionisti delle risorse umane che affrontano questa idea con il loro datore di lavoro, il consiglio di Mills è: non presentare la Deep Think Week come un vantaggio ma come una soluzione operativa.

Mills ha condiviso la sua convinzione che molti leader aziendali sanno già che le riunioni stanno mettendo a dura prova i lavoratori, “ma non hanno quantificato la perdita”, ha detto. “La Deep Think Week offre un modo economico e a basso rischio per testare questa teoria senza aggiungere budget, personale o modifiche permanenti alle politiche. Stai riorganizzando il calendario e creando un nuovo rituale divertente.”

Un altro fattore chiave per garantire l’approvazione di un’iniziativa come la Deep Think Week è portare “ricevute”, ha affermato Mills. Anche questo non deve essere un rapporto di ricerca formale. “Abbiamo condotto un sondaggio sul coinvolgimento in cui i dipendenti, senza alcuna richiesta, chiedevano più tempo e spazio per fornire risultati”, ha affermato Mills, spiegando che questi sono i dati che hanno portato al top management.

“Quando i dipendenti chiedono esplicitamente tempo ininterrotto per innovare ed eseguire, il supporto della leadership arriva facilmente”, ha affermato.

Cosa succede dopo?

Anche una volta approvata, le risorse umane dovranno gestire la logistica di una Deep Think Week. Ad esempio, i dipendenti di Taskrabbit con ruoli a contatto con i clienti sono esentati da questa iniziativa, “in modo che i clienti non subiscano mai interruzioni”, ha affermato Mills, sottolineando che è fondamentale pianificare intenzionalmente queste eccezioni.

Inoltre, mentre le riunioni dipartimentali e a livello aziendale vengono sostanzialmente cancellate, Taskrabbit lascia i dettagli più piccoli alla discrezione di ciascun team. Ad esempio, ha affermato Mills, alcuni potrebbero voler mantenere il rapporto personale con i propri manager, mentre altri dipendenti vorrebbero recuperare ancora più tempo. “La specificità è ciò che effettivamente protegge il tempo”, ha detto. “Le indicazioni vaghe vengono ignorate.”

Infine, Mills ha riconosciuto che, sebbene questa settimana senza riunioni possa rappresentare una soluzione operativa a breve termine, non è una panacea per i problemi generali del posto di lavoro.

“La Deep Think Week ci ha fatto emergere qualcosa di più grande: la nostra cultura complessiva delle riunioni aveva bisogno di una seconda occhiata”, ha affermato, aggiungendo che ciò ha portato il team di Taskrabbit a effettuare un controllo più ampio sulla cultura delle riunioni.

“Ogni riunione ora richiede un proprietario, uno scopo e un programma chiari ed è sottoposta a revisioni trimestrali. I due sforzi insieme hanno avuto un impatto reale nella nostra cultura delle riunioni”, ha affermato. La verifica della riunione è cruciale perché “altrimenti stai solo dando alle persone una bella e lunga espirazione prima che la stessa cosa ritorni dentro”, ha detto Mills.