GDPR e privacy sul CV: cosa cambia per i candidati

Con l’introduzione del GDPR – Regolamento Generale sulla Protezione Dati – entrato in vigore in tutta l’UE dal 25 Maggio 2018, anche l’Italia si deve adeguare alle nuove norme sulla privacy. Visto il suo impatto molto importante anche nel mondo della ricerca e selezione, dedico questo articolo a GDPR e privacy sul CV: cosa cambia per i candidati.

Quando si scrive un CV per l’Italia, uno degli errori più gravi, banali e frequenti è sempre stato quello di dimenticarsi di scrivere l’Autorizzazione al trattamento dei dati personali, per autorizzare chi riceve la candidatura (che sia il datore di lavoro o il recruiter di turno etc.) appunto a “trattare” i dati coperti e tutelati dalla legge sulla Privacy italiana e ora dal GDPR.
Senza questa autorizzazione infatti, le aziende non possono utilizzare i dati personali contenuti nel CV e quindi la tua candidatura rischia di andare a vuoto, di essere scartata a prescindere, perché le aziende non possono contattare te candidato.

Con l’entrata in vigore del GDPR, una situazione che già prima era importante, ora è ancora più stringente in quanto sono previsti un accanimento dei controlli e  diverse sanzioni: da un mera diffida amministrativa a sanzioni fino ad un massimo di 20 milioni di euro (o il 4% del fatturato annuale) a seconda della fattispecie.

LA LEGGE DI RIFERIMENTO

In Italia ciò che regola la Privacy ed i Dati Personali è sempre il Decreto Legislativo Dlgs 196 del 30 giugno 2003 (“Codice della privacy” – Testo unico sulla Privacy della Repubblica italiana), che ora si somma alla disciplina anche a livello Europeo secondo il GDPR 2016/679 – Regolamento Europeo sulla Protezione Dati, che rafforza e rende più omogenea la protezione dei dati personali tra gli Stati membri.

Autorizzare un’azienda al trattamento dei dati personali la solleva da eventuali responsabilità e possibili problemi legati al mancato rispetto della ormai nota legge riguardo la Privacy, pertanto , in assenza della dichiarazione del trattamento dati, chi riceve il CV non può fare alcun uso dei dati in esso contenuti.

Non tutte le imprese devono adeguarsi allo stesso modo: le imprese più piccole (es. da meno di 250 dipendenti, tema da approfondire in altre sedi) possono disporre di maggiore flessibilità nella gestione dei dati personali contenuti nei CV, pur dovendo rispettare le stesse linee guida generali. È impensabile, infatti, che un piccolo locale di ristorazione possa munirsi degli stessi costosi software per la gestione dei candidati come farebbe una grande azienda!

COSA CAMBIA PER I CANDIDATI?

A livello pratico, succede quanto segue (con le relative conseguenze):

  1. qualsiasi candidatura deve necessariamente passare per i canali ufficiali messi a disposizione delle imprese, datori di lavoro ed agenzie di recruiting o di lavoro interinale, quali siti web ufficiali per le candidature e/o software ATS per la tracciatura delle candidature: altre modalità di archivio dei CV non sono più valide.
  2. Pertanto, non è più possibile inviare “candidature a casaccio” tramite LinkedIN o altri canali non ufficiali direttamente alle persone fisiche
  3. Solo dopo che il CV è stato inviato secondo le modalità ufficiali, è possibile inviarlo alle persone fisiche come promemoria, ma in ogni caso deve contenere l’autorizzazione aggiornata e deve essere accompagnato da un esplicito collegamento all’offerta di lavoro e relativo numero identificativo
  4. Quando ciò non è possibile (ad es. perché ci si candida presso una piccola impresa), è opportuno inviare il CV per email, esplicitando che si tratta di una candidatura spontanea (possibilmente già indirizzata verso un dato ruolo o posizione).
  5. Diventa molto più facile per te candidato ottenere la cancellazione dei propri dati da un’impresa o agenzia e poter meglio mantenere un controllo sui propri dati.
  6. Se non ti attieni a tali pratiche, ora il rischio che la tua candidatura venga sistematicamente ignorata anche se sei la persona giusta al momento giusto è davvero molto alto.

QUALE DICITURA INSERIRE NEL CV?

Ve ne sono diverse valide. La più breve, che consiglio, è:

  • Autorizzo il trattamento dei miei dati personali contenuti nel CV ai sensi del Dec. Leg. 30/06/2003, n. 196 e art. 13 GDPR 679/16

Oppure forme più complete come:

  • Autorizzo il trattamento dei dati personali contenuti nel mio curriculum vitae in base all’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 e all’art. 13 GDPR (Regolamento UE 2016/679) ai soli fini della ricerca e selezione del personale.

Precisare che l’autorizzazione al trattamento dei dati viene rilasciata per le sole finalità connesse alle attività di selezione del personale è facoltativo e, pertanto, sconsiglio le formule più lunghe.

DOVE INSERIRE L’AUTORIZZAZIONE?

È sufficiente copiare la dichiarazione in calce, ossia al termine del CV in fondo all’ultima pagina, esplicitando tale consenso per essere certi che l’azienda possa contattarvi senza remore.

La firma nel CV non è strettamente necessaria, ma è sempre meglio apporre una firma digitale o scannerizzata.
Stampare il CV, firmarlo e scannerizzarlo (come suggerito da alcuni incompetenti) è una PESSIMA idea, sia perché ciò compromette la leggibilità del CV stesso, sia perché questo aumenta di dimensioni e diventa un file di immagine (a prescindere che sia in PDF), col rischio di essere bloccato da vari software per dimensioni eccessive e non venire visto dai software ATS per la tracciatura delle candidature, perché potrebbero non riconoscere più il testo.

PS: se tutto questo ti sembra una inutile complicazione di un sistema (il recruitment) già complesso di per sé: hai ragione.
Lo scandalo Facebook & Cambridge Analytica ha solo reso noto un problema di cui la giurisprudenza discuteva da mesi, se non da anni, ed il rischio di “regalare” i tuoi dati preziosi soprattutto alle grandi imprese del web è sempre presente. Se ormai non si può più tornare indietro, mi permetto un commento fuori tema invitando tutti (me compreso) a prestare sempre la massima attenzione al nostro comportamento on-line (e off-line) a favore di un utilizzo più consapevole e prudente delle nuove tecnologie.

Hai bisogno d’aiuto con il CV o a superare le interviste?
Contattami:

Mattia Loy
ilcurriculumvincente@gmail.com

6 pensieri su “GDPR e privacy sul CV: cosa cambia per i candidati

    • Mattia Loy ha detto:

      Come spiegato, c’è una flessibilità che distingue le micro-imprese dalle grandi imprese. Alle micro-imprese è certamente possibile consegnare il CV a mano, a quelle più grandi e strutturate no.
      Se la domanda non è di vuota provocazione, la risposta è anche che oggi nessun professionista è senza email: bisogna essere in grado di controllarla anche solo dallo smartphone, altrimenti ci sono sempre gli internet point e gli accessi gratuiti per gli studenti. Se poi si è privi di e-mail, allora c’è un problema molto più grosso da risolvere di alfabetizzazione informatica. Spero che non sia questo il caso!

  1. Fabio ha detto:

    Innanzitutto grazie per la precisazione. La mia domanda non era una provocazione. Io ho un’ottima preparazione informatica, per esempio uso software open source e conosco i linguaggi di programmazione più diffusi. Tuttavia non possiedo uno smartphone, ma un cellulare GSM di vecchia maniera (per fortuna i provider tengono ancora attiva la cara e vecchia rete GSM). Detto questo, anche se allo stato attuale posso comunicare e quindi cercare lavoro con Internet, il dubbio mi era sorto perché nel momento in cui dovrò fare una scelta su quali spese tagliare in famiglia, Internet sarà purtroppo la prima nella lista; per questo motivo sorgeva la domanda se la legge consentiva alle aziende di raccogliere CV su supporto cartaceo: prevedo sarà questo il metodo che continuerò a usare in futuro.
    L’accesso alla Rete non è gratuita in Italia. Non credo che la categoria dei disoccupati si possa registringere a quella dei “liberi professionisti”, anzi la maggior parte magari cerca lavoro come dipendente. Non mi affiderei mai agli Internet Point per inviare dati personali, né lo consiglierei ad altri. Inoltre, anche questi offrono l’accesso a un costo non indifferente. La mia opinione personale è che la gente abbia perso il contatto con la realtà: lo smartphone assunto come status symbol della vita quotidiana, associato persino al disoccupato in cerca di lavoro? È inverosimile, mi creda! Se è vero ciò che ha detto, allora veramente chi ha scritto la legge GDPR ha perso ogni contatto con la realtà quotidiana vissuta dalla gente comune come me. Lo scrivo a malincuore senza voler polemizzare!

    • Mattia Loy ha detto:

      Capisco il punto di vista ed in parte lo condivido, ma tant’è: le leggi non le facciamo noi, le copie stampate sono ingestibili dalle grandi imprese ed esistono (o dovrebbero esistere) i punti di accesso gratuiti, come librerie, Centri Giovani, Centri per il Lavoro e affini.
      Vista la situazione, il consiglio che do è quello di specificare nel CV come farsi contattare. Ad esempio:

      Mario Rossi
      Cell: 393 XX XX XXX – contatto preferito
      email: mariorossi ET mail . com
      …. specificando poi nella lettera di presentazione in chiusura.

      “attendo gentilmente un vs. riscontro tramite telefono in quanto, per motivi tecnici, non ho accesso regolare alla email”.

      In bocca al lupo…

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