Scrivere la lettera di presentazione (cover letter)

La lettera di presentazione è il necessario completamento del tuo CV: uno strumento essenziale per ogni candidatura, la cui importanza viene spesso sottovalutata dai candidati che la scrivono male, senza impegno come se fosse una semplice formalità, oppure non la scrivono proprio.

cover_letter_lettera_di_presentazioneErrore! La cover letter (come viene chiamata in lingua inglese) è uno strumento essenziale sia per il candidato che per chi effettua la selezione del personale, dato che facilita la comprensione delle capacità del candidato, dell’attitudine a ricoprire la posizione vacante o il valore aggiunto che egli può portare in un’azienda in caso di candidatura spontanea, così come nel caso del cambio di carriera.

Non sempre, infatti, chi effettua la ricerca e selezione del personale è uno specialista del tuo stesso settore che può capire ogni sfumatura del tuo lavoro e quindi la cover letter lo aiuterà a comprendere meglio cosa fai. Per questo motivo la lettera è vista come un elemento di professionalità ed un indicatore di reale interesse, diventando un’arma eccezionale a tua disposizione per colpire a livello emotivo e razionale chi ha potere decisionale riguardo la tua assunzione.

Dato che trovare lavoro oggi sta anche nel sapersi distinguere dalla massa, anche la lettera di presentazione ha il suo peso nel contribuire all’effetto “wow” dato dal curriculum: averne una perfetta amplificherà l’efficacia del tuo CV mentre averne una insignificante o una assente comporterà una riduzione del tuo potenziale nell’ottenere interviste e, quindi, assunzioni.

Ora ti spiegherò quali sono i punti chiave per realizzare una lettera di presentazione vincente.

Seguendo le buone regole generali sulla comunicazione che è efficace solo quando è orientata verso un utente ed ha uno scopo specifico, anche la lettera di presentazione cambia in base alla sua precisa finalità. Esistono tre varianti principali di lettere di presentazione:

  • di risposta ad un’offerta di lavoro specifica, ad es. trovata su un sito web
  • una speculativa riguardante possibili posizioni di lavoro, che si invia quando si vuole lavorare per un’azienda senza però conoscere i ruoli vacanti e le opportunità al suo interno
  • una rivolta verso la propria rete  di contatti per richiedere informazioni e assistenza nella ricerca di lavoro (forse quella meno usata)

La differenza tra queste lettere sta più nell’impostazione che nella struttura: in quella di risposta sarà possibile inserire elementi molto precisi in relazione ad un lavoro per il quale ci si candida, ad es. grazie alle informazioni già presenti nel corpo dell’annuncio per la ricerca di personale o nel sito web aziendale, mentre in quella speculativa ci si presenta cercando di dare il meglio di sé o, ancora meglio, mostrando le proprie competenze e capacità non in termini assoluti ma selezionando ciò che di utile abbiamo e che si presume possa servire al nuovo datore di lavoro. La lettera speculativa è, in sostanza, quella più adatta quando ci si propone tramite una candidatura spontanea, senza un annuncio di lavoro a darci le coordinate.

I contenuti

Una lettera di presentazione dovrebbe integrare e mai duplicare  i contenuti del tuo curriculum. Il suo scopo è quello aiutare il lettore ad interpretare i dati ricevuti col CV, riprendendo i fatti e collocandoli nella giusta prospettiva. Per completare, va aggiunto un tocco personale per far emergere la tua personalità in modo da avviare il contatto diretto col datore di lavoro e favorire una prima impressione positiva.

Alcuni colleghi dicono che le lettere di presentazione devono essere estremamente formali ma io non sono d’accordo: devono essere un misto di professionalità, autorità nel proprio settore, entusiasmo e passione con un equilibrio tra questi mix che varia in base al ruolo ed all’esperienza del candidato. Giustamente un diciottenne alle prime esperienze potrà consentirsi toni più leggeri rispetto ad un direttore di 50 anni con 30 anni di carriera alle spalle, che invece dovrà essere più solenne. Sfumature che fanno la differenza.

Una lettera di presentazione vincente deve essere sempre e solo di una pagina ed anche qui serve equilibrio tra contenuti e sintesi: due righe son poche mentre tre sono troppe.

C’è sempre una struttura standard ideale ed include i seguenti elementi:

  • Il lavoro per il quale ci si sta candidando
  • Tramite quale canale si è venuti a conoscenza dell’opportunità
  • Perché si ritiene di essere qualificati o idonei al lavoro nello specifico
  • Cosa si ha da offrire al datore di lavoro: è forse la parte più importante dove devi collegare le tue capacità alle richieste specifiche del ruolo, che trovi solitamente nel testo dell’annuncio – la così detta “job description”.
  • La chiusura, in cui si ribadisce il vostro interesse per l’azienda ed il modo in cui voi potreste essere utili per la stessa
  • Firma, data e recapiti diretti (telefono cellulare ed email)

Ecco lo schema degli elementi che dovrebbero essere incluse in ogni lettera di copertura:

Intestazione
La lettera dovrebbe iniziare con le tue informazioni di contatto ed intestata al futuro datore di lavoro e/o alla sua azienda, della quale si citano il nome e l’indirizzo proprio come se fosse una lettera generale scritta in modo molto formale. Se si tratta di una e-mail, piuttosto che una lettera reale, includere le informazioni di contatto alla fine della lettera, dopo la firma.

Saluto
Iniziate la vostra lettera con un “Dr./Sig. Cognome.” (chiaramente al femminile se il destinatario è una donna. Nel caso in cui non si sappia chi leggerà la lettera, si procede in modo impersonale con formule come “alla cortese attenzione del titolare, del responsabile delle Risorse Umane o a chi di competenza” (chiaramente se è una multinazionale non sarà subito il titolare a visionare il tuo CV, quindi fatti furbo).

introduzione
Inizia la tua introduzione ribadendo per quale lavoro ti stai candidando. Riporta, se puoi, il codice identificativo dell’annuncio: non hai idea di quante volte i candidati inviano i loro CV senza specificare niente, rendendo così impossibile la vita al recruiter di turno, che gestisce magari anche 10 ricerche alla volta se non di più e giustamente si mal dispone quando deve perdere tempo per la noncuranza del candidato!
Specifica anche dove hai trovato l’offerta di lavoro, se ti è stata suggerita da un dipendente o consulente esterno dell’azienda: questo è un dato essenziale per il recruiter perché lo aiuta a capire su quali canali deve investire per avere candidati per le future offerte.

Quindi continua spiegando perché sei interessante per quel lavoro con una frase corta e secca: ad esempio, se io sto cercando un agente commerciale con 6 anni nel settore energetico o affini, tu puoi scrivere “…. in quanto ho oltre 7 anni di esperienza come agente di commercio qualificato, dotato di partita IVA ed iscritto all’Enasarco, specializzato nel settore dei servizi alle imprese tra i quali telefonia, luce e gas”. Si tratta di un’apertura che fornisce immediatamente al lettore gli elementi per capire chi siete, se vale la pena andare avanti oppure se deve tenere il vostro CV per future occasioni.

Corpo
Il successivo passo logico e concatenato all’introduzione è quello di spiegare perché sei interessato proprio a quel lavoro ed a quella compagnia (se sai il nome), quale è la tua motivazione, far trasparire la tua passione per quel ruolo, settore o impresa nello specifico. Devi mostrare inoltre quali sono le altre qualità oltre a quelle già citate prima che fanno di te il candidato ideale per la posizione in questione: l’elemento migliore è fare riferimento alla job description inserita nell’annuncio di ricerca di personale e mostrare come le tue esperienze e qualifiche combaciano con le richieste dell’azienda.
A tal riguardo, non ripetere i contenuti del tuo CV! Ma fornisci esempi concreti (o prendi un caso particolarmente eclatante come esempio) che dimostrino la tua abilità e idoneità cercando di mantenere un collegamento tra CV e lettera di presentazione. Una frase utile ad es. è: “Come potete vedere dal mio CV….” che sostiene a livello psicologico un forte il legame tra i due strumenti e permette di approfondire le tematiche introdotte nel CV senza ripeterle.
Metti in evidenza come ciò che tu sai fare risolve un problema, porta profitto, risparmio, offre un servizio utile o tutte queste cose assieme – ricordati ancora una volta che le imprese assumono chi gli risolve problemi, non le competenze astratte!

Chiusura
Nella parte finale sarà tuo compito ribadire il nome della compagnia per cui vuoi lavorare, i contributi che potrai portare, la tua disponibilità ad iniziare immediatamente ed eventualmente a trasferirti etc.. Deve essere lo spazio in cui scrivi la cosa più memorabile che puoi e che rimarrà impressa al lettore una volta che avrà finito.

Firma
Concludi con un ringraziamento al lettore, il recruiter o il titolare che sia, per il tempo e l’attenzione che ti ha dedicato, mostrando ancora una volta interesse e positività per un nuovo inizio con la compagnia. L’ideale è una firma scritta al computer del tuo nome, con sotto la firma scritta a mano, magari digitalizzata.

Come modificare la lettera di presentazione

Ricordati di modificare sempre la tua lettera prima di inviarla. Può sembrare sciocco, ma devi assicurarti di inviarla con i nomi ed indirizzi corretti: quando ne scrivi tante, è facile fare un errore. Leggere la lettera a voce alta è un buon modo per cogliere piccoli errori di battitura e di stile, come ad esempio alcune parole mancanti, la punteggiatura o frasi troppo lunghe. Controlla sempre almeno due volte per gli errori di battitura!


Formato di esempio per la Lettera di Presentazione

Mario Rossi – email – cellulare

Alla cortese attenzione di
INDUSTRIA ABC.SRL
via roma n.1 Italia

Spett.le Dott. Bianchi,

ho individuato il vs. annuncio per la posizione di (nome della posizione offerta) con ID 123XYZ sul sito web lavoro.it e sarei davvero felice di lavorare per voi in quanto sono qualificato con… e con X anni di esperienza come da voi richiesto, animato dalla passione per…

Come vedete dal mio CV, sono particolarmente idoneo per questo ruolo perché….

Durante il corso della mia carriera ho conseguito… e sono certo di poter portare questo stesso livello di risultati ed oltre anche presso la vostra azienda e che vorrei approfondire in sede di intervista.

In particolare, sono fiero della mia abilità di … dimostrata da (fatti critici, quantificazione dei risultati) che sono certo sarà un valido contributo per la vostra azienda in quanto (spiega come ciò che sai fare gli sarebbe utile).

In chiusura, la mia grande passione per … e la grande stima che ho per la vostra compagnia, grazie ai vostri risultati nel settore …., sono due grandi motivi per i quali vorrei intraprendere una carriera a lungo termine con voi, pronto ad iniziare entro 15 giorni (il normale preavviso al mio attuale datore di lavoro) e a considerare un trasferimento presso…

Grazie per l’attenzione ed il tempo dedicatomi: resto in attesa di un vs. riscontro positivo.

Mario Rossi


5 consigli per una lettera di presentazione vincente

  1. Sii breve – come detto, sempre e solo massimo una pagina. Se riesci ad esprimertin in meno spazio, tanto meglio.
  2. Personalizzala sempre –  prenditi il tempo di studiare il sito web della compagnia per cui lavori, prendi informazioni dal loro sito ed inseriscile nella tua lettera per far vedere quanto sei interessato e che davvero ci tieni a lavorare per loro. Studia l’annuncio per capire cosa vuole la compagnia e spiega come ciò che hai fatto prima ti rende adatto (e possibilmente il migliore) per quel ruolo e, quindi, per risolvere i problemi di chi ti assume. Scrivi più volte il nome della compagnia nella lettera in modo da dimostrare che è veramente per loro e non un modello generico mandato a tutti usando le stesse parole.
  3. Non usare le frasi fatte – se da un lato è conveniente avere una lettera standardizzata e fatta bene che puoi personalizzare di volta in volta, è anche un bene non copiare dei modelli presi da internet (nemmeno il mio esempio che ho riportato sopra) perché deve emergere la tua personalità, devi descrivere veramente il tuo interesse e passione in modo genuino per poter emergere tra la concorrenza ed impattare sul lettore e ciò non può avvenire se usi frasi scritte da altri. Va bene prendere ispirazione ed avere punti di riferimento ma devi metterci del tuo!
  4. Chiama per informarti – prima di candidarti per un lavoro, se hai modo chiama direttamente il recruiter o la compagnia per prendere le informazioni necessarie. Sarà anche un vantaggio quando loro riceveranno il tuo CV, perché si ricorderanno di te. Non avere “paura di disturbare”: è l’opposto!
  5. Dedicaci il tempo che serve – sì: lo so. è faticoso ma ti assicuro che la qualità paga più della quantità. Ecco perché personalizzare ogni lettera di porterà più risultati che inviare tanti CV e lettere a casaccio ogni giorno!

L’ultimo consiglio è quello di chiedere pareri ad amici e persone fidate prima di inviare i tuoi strumenti: ti aiuterà davvero a smussare gli angoli.

Sono sempre pronto a darti una mano con un’analisi gratuita del tuo CV o lettera di presentazione se li invii a ilcurriculumvincente@gmail.com, ti aspetto!

Mattia Loy
Esperto in ricerca e selezione del personale e coach occupazionale
Specialista n.1 in Italia nella scrittura professionale del curriculum vitae

2 pensieri su “Scrivere la lettera di presentazione (cover letter)

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